¿Qué son los libros contables y las cuentas anuales?
Todos los años, las empresas tienen dos citas con el Registro Mercantil, la legalización de Libros Contables durante el mes de abril y la presentación de la Aprobación de Cuentas Anuales durante el mes de julio. En este artículo trataremos sobre la legalización y presentación de los libros contables.
Realmente, si somos legalmente estrictos, no existe ninguna fecha fija para la legalización de libros, sino que se deben presentar en un plazo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio de la empresa (art. 27 Código de Comercio y 333 Reglamente del Registro Mercantil).
Como la mayoría de las empresas finalizan sus ejercicios el 31 de diciembre, el plazo habitual suele ser el de 30 de abril, pero cada vez hay más empresas que por razones de ciclo económico o por internacionalización tienen ejercicios sociales distintos al año natural.
Estas dos obligaciones no recaen sobre todos los empresarios que deben llevar contabilidad si no que sólo atañe a las sociedades y otras entidades, pero no a las personas físicas.
A modo de recordatorio, existen 3 entes jurídicos en relación a los negocios:
1º. Personas físicas (autónomos) acogidas al Sistema de Módulos o Estimación Directa Simplificada.
No tienen que llevar contabilidad.
No tienen que legalizar libros de contabilidad.
No tienen que presentar cuentas anuales.
2º. Personas físicas (autónomos) en Estimación Directa normal.
Si tienen que llevar contabilidad.
No tienen que legalizar libros contables.
No tienen que presentar cuentas anuales.
3º. Personas jurídicas (sociedades de cualquier tipo y otras entidades).
Si tienen que llevar contabilidad.
Si tienen que legalizar los libros de contabilidad.
Si tienen que depositar las cuentas anuales.
Libros contables
Los libros contables son aquellos documentos que reflejan la actividad económica diaria de la empresa durante un ejercicio social, es decir, son el reflejo de todas las operaciones que ocurren en la empresa a lo largo del ejercicio contable.
Los libros que los empresarios deben elaborar obligatoriamente, y que abarcarán un ejercicio completo, son:
El libro Diario
Es en el que se reflejan todos los asientos contables del ejercicio. No erramos demasiado si decimos que es el más importante de ellos, ya que es el que más información nos da sobre la actividad de la empresa.
El libro de Inventario
El libro de inventario contiene la siguiente información:
Un balance inicial detallado de la empresa con todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio.
Un balance de comprobación, que consta de un balance de sumas y saldos. Este balance debe ser como mínimo trimestral.
Un balance de cierre detallado.
El libro de Cuentas Anuales
Que consta de:
Balance de situación.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Estado de Cambios de Patrimonio Neto.
Estado de Flujo de Efectivos.
La Memoria.
No debemos confundir el hecho de presentar el libro de Cuentas Anuales para su legalización a los cuatro meses de cerrar el ejercicio, con la obligación de presentar las Cuentas Anuales una vez que se hayan aprobado en la Junta General de Accionistas, la cual debe tener lugar a los 6 meses desde el cierre del ejercicio.
Esto último es lo que popularmente se conoce como “Presentación de cuentas anuales”, lo cual debe realizarse en los 30 días siguientes a su aprobación y que analizaremos más adelante.
Volviendo a la legalización de los libros contables hay que tener en cuenta que, además, se deben presentar también en el mismo plazo los siguientes documentos:
Libro de Actas de las reuniones de los órganos colegiados rectores de la sociedad o, en su caso, de las decisiones del socio único (art. 26 CCo y 106 RRM).
Libro de Registro de Acciones Nominativas en el caso de Sociedades Anónimas o Libro Registro de Socios en el caso de Sociedades Limitadas (art. 27 CCo).
Libro de Registro de contratos, sólo para las Sociedades Unipersonales (art. 16 Ley de Sociedades de Capital).
¿Cómo se presentan los Libros Contables?
En cuanto al modo de presentación, es obligatorio presentarlos por soporte electrónico y se deben presentar por vía telemática.
Para ello, el presentador (ya sea la empresa o la asesoría), debe tener un certificado digital reconocido como válido por el Registro (el más común es el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) y abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores.
Cuentas Anuales
Cerrado el ejercicio los administradores de la sociedad deben elaborar las cuentas anuales, convocar una asamblea para que las aprueben los socios y, después, presentarlas en el Registro Mercantil.
Clases de cuentas anuales
Existen tres clases de cuentas anuales:
Normales.
Abreviadas.
Pymes.
Lógicamente, las normales son las más extensas y las pymes las que menos.
La sociedad las deberá presentar de un tipo u otro si supera los límites que la ley establece para cada una de ellas.
Estas magnitudes son: total activo, cifra de negocio y número de trabajadores.
Plazo y forma de presentación
El depósito de las cuentas anuales debe hacerse en el Registro Mercantil en el plazo de un mes desde la fecha de su aprobación por la asamblea.
La ley estable que las cuentas deberán ser aprobadas por la asamblea de socios en los seis primeros meses del año, por lo que a partir de la fecha de celebración de esa asamblea comenzará a contar el plazo para su depósito.
Tendrá lugar por vía telemática y el número de documentos que lo integran va a depender de las características de la entidad.
En el caso de las pymes deberá incluir los siguientes documentos:
Hoja identificativa.
Certificado de aprobación de cuentas.
Balances de situación y de pérdidas y ganancias.
Memoria.
Declaración negativa de medio ambiente.
Operaciones con acciones o participaciones propias
Cómo se aplica toda esta operativa en la práctica
En la práctica todo es algo menos complejo de lo que parece al leerlo.
Ten en cuenta que tanto los libros contables como las cuentas anuales son una consecuencia de la contabilidad que ya se ha elaborado. Ambos se extraen de ella.
En el día a día de las empresas no es lo habitual que la contabilidad esté terminada justo el mismo día que acaba el año, porque normalmente hay documentación que tarda más días en llegar, a veces aún falta por determinar a que corresponden algunas partidas o queda por cuadrar una o varias cuentas.
Pero cuando todo esto se ultima, hay tiempo suficiente para presentar los libros y elaborar las cuentas porque el programa informático hace la mayor parte del trabajo.
Sólo hay que darle la orden para obtener tanto el libro diario como el de inventarios y cuentas anuales.
Y SeniorConta dispone de los modelos de impuestos normalizados que hay que presentar en el Registro Mercantil.
Con esto, el cumplimiento de estas obligaciones no conlleva el empleo de demasiado tiempo, porque se trata de sacar una serie de informes y realizar los trámites pertinentes en el registro.
Libros de IVA
Hemos estado hablando todo el tiempo de contabilidad y de libros contables. Sin embargo, no quisiera terminar este bloque sin hacer mención a los libros de IVA.
Todos los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido están obligados a llevar los siguientes libros:
Libro registro de facturas emitidas.
Libro registro de facturas recibidas.
Libro registro de bienes de inversión.
Estos libros son completamente diferentes a los que hemos visto antes. Consisten, básicamente, en una relación de facturas con mención de una serie de datos (número, fecha, datos del cliente, base imponible, tipo de IVA, total, …).
En este punto, SeniorConta los va elaborando, conforme se van introduciendo las facturas en el programa. Pero, en este sentido, llamamos su atención sobre dos puntos:
No tienen nada tienen que ver con los libros de contabilidad y, por lo tanto, no tienen que ser legalizados en el Registro Mercantil ni en ningún otro sitio.
Están obligados a llevarlos todos los sujetos pasivos de IVA, lo cual es completamente independiente de la obligación de llevar contabilidad.
Breve resumen de lo informado ….
Los libros de contabilidad obligatorios son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Ambos hay que presentarlos en el Registro Mercantil para su legalización en el plazo de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.
Las sociedades mercantiles están obligadas, además, a presentar sus Cuentas Anuales en el plazo de un mes desde su aprobación.
Cualquier sujeto pasivo de IVA, independientemente de si es persona física o jurídica, está obligado a llevar los Libros Registro que requiere la normativa de este impuesto. Esta obligación es total y absolutamente independiente de la de la llevanza de la contabilidad.