Conoce los tipos de facturas
Seguramente no conocemos las diferentes facturas que puede haber hasta que nos encontramos con la necesidad de llevar a cabo alguna. Vamos a ver qué tipos de facturas hay y cuándo debemos usarlas.
Tipos de Facturas
Antes que nada, todas tienen su singularidad lo que significa que serán para una cosa específica. Todas ellas están contempladas en Senior que te permite ordenar los diferentes tipos de facturas.
Así, sin más dilación, pasamos a contarte algunas de las clases de facturas más destacadas (Ordinaria, Simplificada o ticket, Proforma, Rectificativa, Recapitulativa y Electrónica).
Factura ordinaria
Es la factura estándar y de mayor uso. Este documento constituye la prueba física de una operación comercial, como una compra, una venta o la prestación de un servicio.
Este tipo de factura debe contener información detallada de la operación, como son los datos de quién emite la factura, del receptor y el importe de la operación, entre otros.
Factura simplificada (también conocida como ticket)
Este tipo de factura a diferencia de la ordinaria, no contiene los datos del receptor, a menos que este lo solicite para tener la posibilidad de deducir el gasto y el IVA. Adicionalmente, el importe del IVA no se muestra desglosado, solo se indica el porcentaje con la frase “IVA incluido”.
¿Cuándo puedes emitir una factura simplificada o tickets? Las puedes emitir ante alguna de estas situaciones:
Si el importe de la operación es inferior a los 400 euros (IVA incluido).
Cuando se trate de una factura rectificativa.
Si estás autorizado por el Departamento de Gestión Tributaria.
Cuando sean operaciones comerciales en las que el Reglamento de Facturación permitía la emisión de tickets (operaciones que no excedan de 3.000 euros, incluyendo el IVA).
¿Cuándo no puedes expedir una factura simplificada o ticket? No debes emitir una factura simplificada en las siguientes situaciones:
Cuando se trate de ventas a distancia.
En entregas intracomunitarias de bienes (EIB).
Cuando sea el destinatario quien expida la factura por cuenta del proveedor o prestador. Hablamos de operaciones en las que se genera la inversión del sujeto pasivo (ISP).
¿Cuándo se puede deducir el IVA de una factura simplificada o ticket? El IVA se puede deducir de un ticket, si el emisor hace constar:
NIF y domicilio del destinatario.
a cuota repercutida, la cual se debe consignar de forma separada de la base.
Factura proforma
Esta factura es el equivalente a una oferta comercial o presupuesto, por lo que no posee valor a efectos fiscales. La factura proforma no tiene validez ante la Agencia Tributaria, por lo que se debe tener cuidado y no contabilizarla.
Esta factura no sirve como justificante de una operación, ni como garantía de compra, ni tiene valor contable, y no establece un compromiso u obligación de pago.
Generalmente contiene la misma información que una ordinaria, pero su serie numérica debe ser diferente.
Un aspecto importante sobre este tipo de factura es que se debe mencionar de manera específica, su naturaleza de “proforma”.
Puede usarse en operaciones comerciales internacionales, para documentar el valor de una operación. También puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar, cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación. Es común que cuando se va a financiar parte del inmovilizado la entidad financiera solicite previamente una factura proforma.
Su validez legal solo tiene efectos entre el comprador y el vendedor, de acuerdo a los pactos acordados.
Factura rectificativa
Conocidas como facturas de abono, hasta la entrada en vigor del Reglamento de Facturación.
Es una factura que se emite con el objeto de realizar un tipo de modificación o ampliación concreta con respecto a la factura original.
Si advertimos que hemos cometido un error en alguno dato o en el importe de una factura, debemos emitir una factura rectificativa. Es decir, que en lugar de modificar el documento original hemos de emitir una nueva factura que rectifique, o amplíe la anterior. Pero no olvidar que se debe mantener intacta la factura original que seguirá teniendo validez.
Si la factura se emite con todos los datos correctos, será para sustituir a la original.
En caso de que en la nueva factura sólo se haga una corrección, ambas facturas serán válidas.
Debes saber que existe un plazo para la emisión de este tipo de factura. Estás debe emitirse tan pronto como se tenga constancia de los errores.
No se podrán emitir facturas rectificativas de otras que se hayan emitido hace más de cuatro años. Es decir que el plazo para emitir una factura rectificativa es el mismo que el de caducidad del IVA.
¿Se pueden hacer facturas rectificativas negativas? Si se pueden hacer, pero no siempre.
Es correcto emitir una factura rectificativa negativa en los casos en que se devuelve una mercancía concreta. Aunque se ha de tener mucho cuidado, pues no siempre hacienda lo admite. Se debe analizar caso por caso para valorar el riesgo que se corre emitiendo una factura negativa.
La lógica nos lleva a la conclusión de que si lo que solicitamos en una devolución de mercancía Hacienda lo admita. En contra el sentido común nos dice que no tiene mucho sentido emitir una factura rectificativa negativa cuando se prestan servicios. ¡Una vez prestado el servicio no podemos decir que no se prestó!.
¿Qué requisitos debe cumplir la factura rectificativa? Debe cumplir los mismos datos que cualquier otro tipo de factura, y además contendrá:
La mención de que es una factura rectificativa.
Datos para identificar la factura que corrige (número y fecha).
Numeración diferente.
Descripción de la causa de su emisión, así como el detalle de la rectificación.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa permite agrupar varias operaciones realizadas con un mismo receptor, en un mes natural.
Posee el mismo valor legal que una factura ordinaria, por lo que debe cumplir con los mismos requisitos básicos.
La factura recapitulativa debe contener el importe total de las ventas del mes, y la descripción breve de todas las operaciones que está agrupando o recapitulando.
Factura electrónica
La factura electrónica posee los mismos efectos legales que una factura en físico o papel. Y como tal es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Este tipo de factura se caracteriza porque se expide y recibe en formato electrónico y se implantó con la idea de simplificar el proceso de facturación. Para que esta factura sea válida legalmente, debe estar firmada electrónicamente (certificado electrónico reconocido). Al igual que el resto de facturas, la electrónica debe garantizar:
Su legibilidad.
La autenticidad de quién la expide y del emisor (que puede coincidir).
Que su contenido no ha sido modificado.
Ventajas de las facturas electrónicas. Entre las distintas ventajas de las facturas electrónicas podemos citar que se:
Facilitan las transacciones.
Consume menos papel.
Reducen las cargas administrativas.
Aumenta la seguridad jurídica en el tráfico económico.
Nota: No podemos considerar un pdf como factura electrónica ya que para que lo sea, deberemos poner la firma electrónica.