¿Qué es un certificado digital?
Tal y como indica la Agencia de Protección de Datos, un Certificado Electrónico (o certificado digital) es un archivo digital emitido por una autoridad certificadora que permite identificar a una persona de manera electrónica. Cuando el certificado se utiliza para firmar un documento, garantiza tanto la integridad del contenido —es decir, que no ha sido modificado desde su firma— como la autenticidad de su emisor.
En Senior, será necesario disponer de un certificado electrónico instalado en su ordenador para poder llevar a cabo las siguientes acciones:
•Validar los NIF de clientes y proveedores españoles utilizando el servicio de validación de la Agencia Tributaria.
•Realizar la firma electrónica de facturas.
•Enviar los registros del SII (Suministro Inmediato de la Información del IVA) a la sede electrónica de la AEAT.
•Remitir los registros de facturación del sistema VeriFactu a la sede electrónica de la AEAT.
Tipos de certificado digital.
Existen tres tipos de certificados digitales para empresas, y cada uno de ellos cumple una función específica.
Certificado de persona física:
Es el más común y el que deben solicitar la mayoría de autónomos y profesionales para realizar la firma digital de sus facturas electrónicas. Este certificado se asocia al Documento Nacional de Identidad (DNI), lo que permite identificar de manera inequívoca al titular. Una vez activo, puede emplearse para firmar documentos o realizar trámites ante las distintas administraciones, con plena validez legal.
Certificado de representante de persona jurídica:
Este certificado está dirigido a las personas autorizadas de una sociedad, quienes pueden actuar en nombre de la empresa. Como las personas jurídicas no pueden operar por sí mismas, el certificado se vincula al Número de Identificación Fiscal (NIF) de la entidad. A diferencia del certificado de persona física, no permite realizar trámites en nombre propio, sino únicamente como representante legal de la empresa. Además, en las sociedades limitadas o anónimas existe un certificado específico para la facturación electrónica, que solo puede ser gestionado por empresas con un administrador único.
Certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica:
Las sociedades civiles, comunidades de bienes y comunidades de vecinos, al no contar con personalidad jurídica propia, también necesitan un representante para poder firmar documentos digitalmente. Para estos casos se ha creado este tipo de certificado, que en lo esencial funciona igual que el de representación de sociedades.
Certificado de representante de entidad sin ánimo de lucro:
Este certificado es similar al anterior, pero está especialmente dirigido a entidades como ONG y asociaciones. Permite a los representantes de estas organizaciones realizar firmas digitales y trámites administrativos en nombre de la entidad.
¿Dónde se solicita el certificado digital para empresas?
La solicitud del certificado digital de persona jurídica puede realizarse a través de cualquier entidad emisora autorizada, siendo la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) la opción más habitual. Existen tres vías principales para solicitar el certificado:
1.Descarga directa desde un ordenador (archivo correspondiente).
2.A través de un dispositivo Android.
3.Utilizando el DNI electrónico.
A continuación, te explicamos cómo añadir los certificados en Senior para poder firmar electrónicamente los documentos:
•Desde Configurar → Ejercicio → Certificados: los certificados añadidos en esta opción estarán disponibles para todos los usuarios de Senior.
•Desde Configurar → Estación → Certificados: el certificado solo estará disponible para la estación de trabajo en uso.
En ambos casos, puedes seleccionar el certificado desde dos ubicaciones:
•Repositorio del sistema: se muestran todos los certificados instalados en el ordenador donde se ejecuta la aplicación.
•Desde archivo: se abre el explorador de archivos para localizar el archivo con extensión .p12 o .pfx. Si el certificado requiere contraseña, ésta se solicitará en ese momento.
Ten en cuenta que los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria para la comunicación con su sede electrónica solo se cumplen en las versiones más recientes de Windows. La versión mínima recomendada es Windows 7, aunque por motivos de estabilidad y seguridad, se aconseja trabajar con Windows 10 u 11.
En Senior, ¿en que acciones necesitará el certificado?
•Verificar que los NIF de clientes y proveedores españoles estén registrados en el censo de la Agencia Tributaria, utilizando el servicio de validación correspondiente.
•Realizar la firma electrónica de las facturas.
•Enviar los registros del SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) a la sede electrónica de la AEAT.
•Remitir los registros de facturación generados por el sistema Ticket Bai/VeriFactu a la sede electrónica de la AEAT. El certificado electrónico utilizado para estas operaciones puede ser de persona física, de representación de persona jurídica (administrador o representante), o de sello de entidad (en este caso, únicamente se identifica a la empresa, no al representante).
