Manual de ayuda de Senior

En este capítulo se explica tanto el alta como la modificación o duplicado de una factura de venta, ya que todas estas operaciones se realizan en la misma ventana, pero pulsando el botón , o respectivamente.

Alta de factura

Duplicado de factura

Dar de alta, modificar o duplicar una factura incrementará o modificará el riesgo del cliente por el importe de la factura.

En cualquiera de los casos, inicialmente se tendrá acceso a la introducción de la cabecera de la factura. Si tiene alguna duda sobre los campos que integran la factura repase el capítulo Detalle.

En la introducción, modificación o duplicado de líneas de detalle se solicitarán los siguientes datos:

Almacén: Código del almacén de ubicación del artículo.

Importe: Informa del importe total de la línea en curso.

Artículo: Código del artículo a incluir en la factura, apareciendo la descripción del mismo automáticamente. Si se pulsa [Intro] sobre el campo y no se introduce ningún código se podrá incorporar un artículo sin codificar o texto libre con una descripción de hasta un máximo de 50 caracteres alfanuméricos. Pensado para la utilización de artículos de los cuales no interesa el control de su stock, o para añadir comentarios en el documento.

Detallar en Kit: Este flag sólo aparecerá en artículos componentes de un kit. Permite hacer opcional la ocultación del componente kit no detallable.

Descripción: Descripción del artículo que se visualizará automáticamente al introducir el código. Esta descripción estará inactiva para el usuario a no ser que en la pestaña [Stocks] del fichero de Artículos se haya marcado el campo "Modificables" lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción).

Cuando el artículo tiene asociado atributos, aparecerá la ventana de captura matricial, con cinco carpetas (tres, si el documento no tiene asignado agente) correspondientes a las unidades, precio, descuento lineal y comisiones asociados al artículo con cada atributo. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer una factura de un mismo producto con distintos atributos, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento lineal y comisión distinta según sus atributos.

Si el artículo controla lotes, unidades/caja, dimensiones o tara, éstos son los siguientes campos que se solicitarán secuencialmente.

Unidades: Número de unidades que se venden de ese artículo. Es posible consignar abonos (devoluciones de material) si se especifican cantidades negativas.

Si el artículo gestiona números de serie, se visualizará el símbolo que identifica éste control, solicitándose a continuación los números de serie correspondientes a las unidades señaladas.

Cajas: Informa del número de cajas de ese artículo, únicamente se activará si previamente hemos seleccionado el control de cajas en la ficha de Artículos. Al tratarse de un campo que ofrece el programa aparecerá inhabilitado para el usuario.

Stock disponible: Informa del número de unidades disponibles en el almacén del artículo en curso.

Precio: Aparecerá por defecto el precio de venta del artículo. Dicho importe se ha de entrar sin IVA, y en la divisa que se haya asignado al documento. En el caso de un documento en divisas sólo aparecerá por defecto el precio en divisas, si se ha definido en la pestaña "Ventas" del fichero de Artículos. Si existe una condición especial para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la condición.

Márgenes: Porcentaje que se le aplica al coste, coste medio o coste referencia para calcular el precio de venta. En cambio, en la casilla superior el programa informará del margen existente entre esos mismos conceptos pero además se considera los posibles descuentos lineales. Conviene señalar que la precisión con la que el programa calcula los precios de venta (a partir del de coste/coste medio/coste referencia) irá en función del número de decimales establecido por defecto dentro de la pestaña "Comercial" de Configurar Ejercicio de Utilidades.

El hecho de que se permita o no modificarlo en ese mismo momento, lo determinará lo especificado dentro de Configurar Documentos.

Descuento: Descuento lineal del artículo. Aparecerá por defecto el descuento estipulado en la ficha del artículo. Al igual que en el precio de venta si existe una condición especial para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el descuento del artículo sino el de la condición.

El número de descuentos por línea (1, 2 o 3) se determina dentro de Configurar/Ejercicio.

El hecho de que se permita o no modificar el descuento, lo determinará lo especificado dentro de la pestaña "Factura Venta" de Configurar Documentos de Utilidades.

Comisión: En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión o comisión lineal que le corresponde al agente (si lo hemos introducido en la cabecera del documento) por la venta del producto que estamos introduciendo. Sólo se solicitará su introducción si se trata de un artículo con comisión variable (éste parámetro se define individualmente para cada artículo) o si se trata de un artículo con código abierto.

Al igual que en Precios y en Descuentos, si existiera alguna condición especial para ese cliente con el artículo que estamos incorporando aparecería el porcentaje de comisión de esa condición especial.

IVA %: Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo, salvo señalización en la cabecera del albarán de un IVA común para el documento. Si se trata de un artículo sin codificar el programa ofrecerá por defecto el porcentaje de IVA establecido para los portes.

Si el cliente tiene régimen de IVA exento, aunque se muestra el IVA, el programa lo ignora.

Coste Medio/Coste/Coste Referencia: Precio de coste medio, de coste o coste referencia del artículo. Campos meramente informativos. En caso de artículos sin codificar aconsejamos su introducción, ya que el programa tomará el coste medio para el cálculo de beneficios.

Cuenta: Cuenta de contrapartida que se utilizará por defecto para generar los asientos cuando se traspasen las ventas que se realicen de éste artículo. Sólo se habilitará en el caso de artículos sin codificar, ya que para los codificados el programa tomará la cuenta señalada dentro de la ficha.

En el Pie del documento, además de los botones propios, en la barra del Menú de Edición, se distinguirán los siguientes botones característicos para el documento:

Para finalizar, el botón graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de impresión del documento

Este proceso se realizará desde la ventana de Pedidos, Albaranes o Facturas de Ventas (en función del documento a generar) y mediante el botón de la barra del Menú de Edición del pie del documento.

Para que se pueda realizar se tienen que cumplir los siguientes requisitos:

▪El presupuesto y el documento receptor deben tener el mismo cliente.

▪El presupuesto no puede estar bloqueado. Esto sucede cuando el documento se mantiene abierto desde otra ventana o desde otro puesto en red.

Los presupuestos se reciben uno a uno y podrá ejecutar el proceso sobre:

1.Documento nuevo, es decir, usted crea un nuevo documento por cada presupuesto o confirmación. En éste caso tras introducir el cliente, se deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales del documento receptor difieren de los del presupuesto, el programa ofrecerá un mensaje de aviso y el usuario deberá decidir cual de dichos datos se mantendrán en el documento.

2.Documento existente si desea añadir el presupuesto a un pedido, albarán o factura con líneas. En éste caso, visualizando el detalle del documento, deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales del documento receptor difieren de los del presupuesto, el programa ofrecerá un mensaje de aviso en el cual informará de la desestimación de los datos del presupuesto.

En cualquiera de los casos, deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

•Los datos comerciales que pueden diferir son: agente, forma pago, descuento pronto pago, descuento, recargo financiero e IRPF.

•Siempre prevalecerá el Almacén o IVA especificado en el documento receptor sobre el especificado en el presupuesto, independientemente de que se trate de la confirmación sobre un documento nuevo o existente.

•En el caso de que difiera la tarifa o la divisa, si se ejecuta el proceso sobre un documento nuevo prevalecerá lo especificado en el presupuesto, si se realiza sobre un documento existente cancelará la confirmación del presupuesto.

•Los portes son acumulativos.

•Las comisiones siempre se calcularán en base al documento origen y no se actualizarán automáticamente.

Independientemente de la forma de traspaso del presupuesto (sobre un documento nuevo o sobre uno ya existente) al pulsar aparecerá una ventana dividida en dos partes:

▪En la superior se ofrecerá una relación de los presupuestos pendientes del cliente.

▪En la parte inferior de la misma ventana se visualizará una lista con todas las líneas (confirmadas y pendientes) que tiene el presupuesto seleccionado en la parte superior.

Con el botón o haciendo doble-clic con el mouse, se seleccionará el presupuesto deseado, apareciendo otra ventana que ofrecerá sólo las líneas pendientes del mismo, debiendo indicar a continuación las unidades confirmadas. En éste punto se podrá optar por una confirmación parcial o total del presupuesto.

•En la recepción parcial se deberá indicar línea por línea las unidades confirmadas, haciendo doble clic con el mouse sobre la línea deseada e indicando las unidades a confirmar. En éste caso si se selecciona una línea con cantidad 0, el programa solicitará la conformidad para dar dicha línea como cancelada.

▪Si se confirma, dicha línea se cancelará como línea pendiente dentro del presupuesto.

▪Si no se cancela, en una próxima confirmación se podrá volver a marcar su selección para incorporar dicha línea al nuevo documento receptor, por ejemplo para el caso de líneas de comentarios que se desean contemplar en todas las confirmaciones del mismo presupuesto.No obstante, cuando en el presupuesto no quedan líneas con cantidad pendientes de confirmar y sólo líneas con cantidad 0, el programa cancelará el presupuesto asignándole la marca de "confirmado".

•En la recepción total se deberá pulsar el botón "Seleccionar Todos" y el programa marcará todas las líneas y así podrá confirmarlo completamente.

Traspasar observaciones: Marcar esta casilla permitirá que el documento receptor herede las observaciones del presupuesto. Aparecerá inhabilitado si detecta la existencia de observaciones en el documento receptor o la ausencia de observaciones en el presupuesto.

Traspasar datos de envío: Posibilitará que documento receptor herede los datos de envío del presupuesto.

▪Aparecerá habilitado y marcado por defecto cuando el documento receptor no tiene datos de envío y detecta la existencia de datos a heredar en el presupuesto.

▪Se presentará habilitado cuando el documento receptor y el presupuesto tengan datos distintos, debiendo marcar la casilla si desea traspasar los datos de envío del presupuesto, en caso contrario se mantendrán los datos del documento receptor.

▪Se mostrará inhabilitado cuando detecte la ausencia de datos de envío en el presupuesto o bien, dichos datos sean los mismos en el documento origen y destino.

Cancelar resto pendiente: Cuando se realice una confirmación parcial, marcar esta casilla cancelará las líneas pendientes y las marcará como "confirmadas", aunque en éste caso, sin generar ningún movimiento en almacén.

Una vez indicadas las unidades a confirmar pulse el botón tras lo cual visualizaremos el detalle del documento. Las líneas del presupuesto seleccionado se habrán incorporado al documento receptor (pedido, albarán o factura). A partir de aquí, se podrá confirmar otro presupuesto, añadir más líneas, modificar, etc…

Solo si se ha generado un albarán, o factura y en el caso de que algún o algunos de los artículos confirmados tiene indicada en su ficha que se desean controlar Series o Lotes, deberá proceder a su introducción, no permitiéndose la grabación del documento si se detecta la ausencia de dichos datos.

Para finalizar, el botón de la barra de herramientas graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro impresión del documento.

Importante: Si el documento receptor es un albarán o factura, deberá considerar que este proceso genera los movimientos en almacén, de las unidades indicadas recalculándose el stock disponible y consumos de los artículos. También actualizará los riesgos del cliente.

Para que se pueda realizar, se tienen que cumplir los siguientes requisitos:

▪El pedido y el documento receptor deben tener el mismo cliente.

▪El pedido no puede estar bloqueado. Esto sucede cuando el documento se mantiene abierto desde otra ventana o desde otro puesto en red.

Los pedidos se sirven uno a uno y podrá ejecutar el proceso sobre:

1.Documento nuevo, es decir, usted crea un nuevo documento por cada pedido o entrega. En éste caso tras introducir el cliente, se deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales o los datos de envío del documento receptor difieren de los del pedido, el programa ofrecerá un mensaje de aviso y el usuario deberá decidir cual de dichos datos se mantendrán en el documento.

2.Documento existente si desea añadir el pedido a un albarán, depósito o factura con líneas. En éste caso, visualizando el detalle del documento, deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales o los datos de envío del documento receptor difieren de los del pedido, el programa ofrecerá un mensaje de aviso en el cual informará de la desestimación de los datos del pedido.

En cualquiera de los casos, deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

▪Los datos comerciales que pueden diferir son: agente, forma pago, descuento pronto pago, descuento, recargo financiero e IRPF.

▪Siempre prevalecerá el Almacén o IVA especificado en el documento receptor sobre el especificado en el pedido, independientemente de que se trate de la entrega sobre un documento nuevo o existente.

▪En el caso de que difiera la tarifa o la divisa, si se ejecuta el proceso sobre un documento nuevo prevalecerá lo especificado en el pedido, si se realiza sobre un documento existente cancelará la entrega del pedido.

▪Los portes son acumulativos.

▪Las comisiones siempre se calcularán en base al documento origen y no se actualizarán automáticamente.

Independientemente de la forma de traspaso del pedido (sobre un documento nuevo o sobre uno ya existente) al pulsar aparecerá una ventana dividida en dos partes:

•En la superior se ofrecerá una relación de los pedidos pendientes del cliente.

•En la parte inferior de la misma ventana se visualizará una lista con todas las líneas (servidas y pendientes) que tiene el pedido seleccionado en la parte superior.

Con el botón o haciendo doble-clic con el mouse, se seleccionará el pedido deseado, apareciendo otra ventana que ofrecerá para ésta ocasión, sólo las líneas pendientes del mismo, debiendo indicar a continuación las unidades servidas. En éste punto se podrá optar por una entrega parcial o total del pedido.

•En la entrega parcial se deberá indicar línea por línea las unidades servidas, haciendo doble clic con el mouse sobre la línea deseada e indicando las unidades a servir. En éste caso si se selecciona una línea con cantidad 0, el programa solicitará la conformidad para dar dicha línea como cancelada.

▪Si se confirma, dicha línea se cancelará como línea pendiente dentro del pedido.

▪Si no se cancela, en una próxima entrega se podrá volver a marcar su selección para incorporar dicha línea al nuevo documento receptor, por ejemplo para el caso de líneas de comentarios que se desean contemplar en todas las entregas del mismo pedido.No obstante, cuando en el pedido no quedan líneas con cantidad pendientes de servir y sólo líneas con cantidad 0, el programa cancelará el pedido asignándole la marca de "servido"

•En la entrega total se deberá pulsar el botón "Todos" y el programa marcará todas las líneas y así podrá confirmarlo completamente.

Traspasar observaciones: Marcar esta casilla permitirá que el documento receptor herede las observaciones del pedido. Si se recibe más de un pedido estas observaciones se acumularán en el documento receptor. Se mostrará inhabilitado cuando detecte la ausencia de observaciones en el pedido.

Traspasar resto datos envío: Este flag implica el traspaso de la agencia, tipo de portes y la acumulación de reembolso, bultos, peso y volumen, si los hubiere

Cancelar resto pendiente: Cuando se realice una entrega parcial, marcar esta casilla cancelará las líneas pendientes y las marcará como "servidas", aunque en éste caso, sin generar ningún movimiento en almacén.

Una vez indicadas las unidades a servir pulse el botón tras lo cual visualizaremos el detalle del documento. Las líneas del pedido seleccionado se habrán incorporado al documento receptor (albarán, depósito o factura). A partir de aquí, se podrá confirmar otro pedido, añadir más líneas, modificar, etc… y si se trata de una entrega sobre albarán o factura, podrá además confirmar presupuestos, si lo desea.

En el caso de que algún o algunos de los artículos servidos tiene indicada en su ficha que se desean controlar Series o Lotes, deberá proceder a su introducción, no permitiéndose la grabación del documento si se detecta la ausencia de dichos datos.

Para finalizar, el botón de la barra de herramientas graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de impresión del documento.

Importante: Deberá considerar que este proceso genera los movimientos en almacén, de las unidades indicadas recalculándose el stock disponible y consumos de los artículos. También actualizará el riesgo del cliente.

Este proceso se realizará desde la ventana de Facturas de Ventas y mediante el botón de la barra del Menú de Edición del pie del documento.

Si se trata del primer depósito seleccionado, y los datos comerciales de la factura difieren de los del depósito, el programa ofrecerá un mensaje de advertencia. Si se confirma la selección del mismo se tomarán sus datos, no los de la factura. En caso negativo se cancelará la selección de dicho depósito. A partir de entonces los siguientes depósitos a incorporar a la factura deberán disponer de los mismos datos comerciales, si no es así, el programa ofrecerá un mensaje de aviso en el cual informará de los datos que no coinciden, desestimando el depósito.

Los datos comerciales que pueden diferir son: divisa, agente, forma de pago, descuento, descuento pronto pago, recargo financiero e IRPF.

En el caso del IRPF, descuento pronto pago o recargo financiero además de comprobar que el porcentaje sea el mismo, también verificará:

▪El tipo de cálculo especificado en la ficha del cliente para dichos porcentajes (cálculo sobre la base imponible o sobre el total de la factura).

▪La participación del descuento pronto pago o recargo financiero sobre el beneficio e incluso la aplicación o no de IVA para el recargo financiero. (Estos parámetros se definen en la pestaña "Documentos" de Configurar Ejercicio de Utilidades.

En cualquiera de los casos, el programa avisará de la discordancia si detecta que dichos cálculos son distintos (puede darse el caso de que se haya modificado el parámetro después de haber generado depósitos). Si es éste el caso, para solventar el problema deberá modificar y grabar de nuevo el depósito que no coincida y el programa reactualizará los cálculos en base al parámetro actualmente en vigor.

Adicionalmente deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

▪El depósito no puede estar bloqueado. Esto sucede cuando el documento se mantiene abierto desde otra ventana o desde otro puesto en red.

▪Siempre prevalecerá la tarifa, almacén o IVA especificado en el depósito sobre el señalado en la factura, con lo cual lo que figure en la cabecera al respecto no tiene valor.

▪Las comisiones siempre se calcularán en base al documento origen y no se actualizarán automáticamente.

▪En la parte superior se ofrecerá una lista de los depósitos pendientes del cliente, ordenados por su fecha.

▪En la parte inferior de la misma ventana se visualizará una relación de todas las líneas que tiene el depósito seleccionado en la parte superior.

Con el botón o haciendo doble-clic con el mouse, se seleccionará el depósito deseado, apareciendo otra ventana que ofrecerá para ésta ocasión, sólo las líneas pendientes del mismo, debiendo indicar a continuación las unidades a facturar. En éste punto se podrá optar por una facturación parcial o total del depósito.

▪En la facturación parcial se deberá indicar línea por línea las unidades facturadas, haciendo doble clic con el mouse sobre la línea deseada e indicando las unidades a facturar. En éste caso si se selecciona una línea con cantidad 0, el programa solicitará la conformidad para dar dicha línea como cancelada.

▪Si se confirma, dicha línea se cancelará como línea pendiente dentro del depósito.

▪Si no se cancela, en una próxima facturación se podrá volver a marcar su selección para incorporar dicha línea al nuevo documento receptor, por ejemplo para el caso de líneas de comentarios que se desean contemplar en las distintas facturas del mismo depósito. No obstante, cuando en el documento no quedan líneas con cantidad pendientes de facturar y sólo líneas con cantidad 0, el programa cancelará el depósito asignándole la marca de "Facturado".

▪En la facturación total se deberá pulsar el botón "Seleccionar Todos" y el programa marcará todas las líneas y así podrá facturarlo completamente.

Traspasar observaciones: Marcar esta casilla permitirá que la factura herede las observaciones del depósito. Si se selecciona más de un depósito estas observaciones se acumularán en el documento receptor. Se mostrará inhabilitado cuando detecte la ausencia de observaciones en el depósito.

Traspasar portes: Posibilitará que la factura herede la cuantía de portes/gastos del depósito. Se mostrará inhabilitado cuando detecte la ausencia de dicho importe en el depósito.

Cancelar resto pendiente: Cuando se realice una facturación parcial, marcar esta casilla cancelará las líneas pendientes y las marcará como "facturadas", aunque en éste caso, sin generar ningún movimiento en almacén.

Una vez indicadas las unidades a facturar pulse el botón tras lo cual visualizaremos el detalle del documento. Las líneas del depósito seleccionado se habrán incorporado a la factura, pudiendo a partir de aquí, seleccionar otro depósito a facturar.

Para finalizar, deberá pulsar el botón de la barra de herramientas de la ventana de facturas, con lo cual se grabará el documento en el fichero, visualizándose el cuadro de dialogo impresión del documento.

Este proceso se realizará desde la ventana de Facturas de Ventas y mediante el botón de la barra del Menú de Edición del pie del documento.

Al crearse la factura, se generará de forma automática tantos efectos como se indiquen en la forma de pago de dicha factura.

Si se trata del primer albarán seleccionado, y los datos comerciales de la factura difieren de los del albarán, el programa ofrecerá un mensaje de advertencia. Si se confirma la selección de dicho albarán se tomarán sus datos no los de la factura. En caso negativo se cancelará la selección de dicho albarán. A partir de entonces los siguientes albaranes a incorporar a la factura deberán disponer de los mismos datos comerciales, si no es así, el programa ofrecerá un mensaje de aviso en el cual informará de los datos que no coinciden, desestimando el albarán.

Los datos comerciales que pueden diferir son: divisa, forma de pago, descuento, descuento pronto pago, recargo financiero e IRPF.

Adicionalmente deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

▪El albarán no puede estar bloqueado. Esto sucede cuando el documento se mantiene abierto desde otra ventana o desde otro puesto en red.

▪Los portes de los distintos albaranes son acumulativos.

▪Siempre prevalecerá la tarifa, almacén o IVA especificado en el albarán sobre el señalado en la factura, con lo cual lo que figure en la cabecera al respecto no tiene valor.

Independientemente de la forma de traspaso del albarán (sobre una factura nueva o sobre otra ya existente), tras pulsar el botón aparecerá una ventana dividida en dos partes:

▪En la superior se ofrecerá una lista de los albaranes pendientes.

▪En la parte inferior de la misma ventana se visualizará una relación de todas las líneas que tiene el albarán seleccionado en la parte superior.

Con el botón o haciendo doble-clic con el mouse, se seleccionará el albarán deseado, incorporando a la factura todas sus líneas. A partir de aquí, se podrá seleccionar cualquier otro albarán, repitiendo el mismo proceso.

Para finalizar, deberá pulsar el botón de la barra de herramientas de la ventana de facturas, con lo cual se grabará el documento en el fichero, visualizándose el cuadro de dialogo de impresión del documento.

Una factura ordinaria, pese a ser un documento tributario de suma importancia, nunca está libre de errores. Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error con la mercancía, ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones, etc.. o bien la devolución de la mercancía.

Para que la factura rectificativa sea válida, debe contar con cierta información mínima indispensable. Es necesario que este documento aclare de forma explícita que se trata de una factura rectificativa. También va a ser necesario que se especifique a qué factura está rectificando este documento, así como el tipo impositivo y la cuota repercutida. Tampoco debemos olvidar que una factura rectificativa necesita una serie específica de numeración.

Estas “facturas rectificativas” pueden ser de dos tipos, que deben estar indicados: “por diferencias” y “por sustitución”.

¿Qué entendemos por factura rectificativa por diferencias?

Una factura rectificativa por diferencias es un documento fiscal que se emite con el principal objetivo de corregir el importe de una factura que ya se ha emitido. Este tipo de rectificación no sustituye por completo la factura original, sino que la complementa ajustando los valores económicos, ya sea añadiendo o restando cantidades, según corresponda.

A diferencia de otros tipos de facturas rectificativas, como las facturas rectificativas por sustitución, las facturas por diferencias se centran exclusivamente en corregir errores de cálculo, aplicar descuentos no incluidos o añadir conceptos omitidos. Por tanto, pueden ser de carácter positivo o negativo, en función de si aumentan o reducen el importe original.

¿Cuándo hay que emitir una factura rectificativa por diferencia?

La factura rectificativa por diferencias tiene que emitirse siempre que se detecte un error en el importe total de una factura ya enviada, sin que sea necesario reemplazar el documento original por completo.  Algunas situaciones en las que es apropiado utilizar este tipo de factura son:

•Se te ha olvidado incluir un producto o servicio en la factura original.

•Has aplicado mal los descuentos, incrementando o disminuyendo indebidamente el total.

•Has calculado incorrectamente el IVA u otros impuestos.

•Detectas una diferencia entre el importe facturado y el acordado con el cliente.

•Necesitas reflejar una devolución parcial que afecta al importe total.

¿Qué es una factura rectificativa por sustitución?        

La factura rectificativa por sustitución es un documento fiscal que se emite con el objetivo de anular y sustituir una factura anterior en su totalidad. No se trata de modificar solo ciertos campos, como haría una factura rectificativa por diferencias, sino de reemplazar completamente la factura original por una nueva que contenga todos los datos correctos. Este tipo de factura se utiliza cuando:

•La factura original presenta errores fundamentales, como el NIF incorrecto o un cliente equivocado.

•Se ha emitido por una operación inexistente o duplicada.

•El importe total facturado no corresponde con la realidad de la operación.

•La Agencia Tributaria establece que en estos casos es obligatorio emitir una factura rectificativa sustitutiva, asegurando la trazabilidad entre la factura original y la nueva mediante la inclusión de referencias claras.

¿Cuándo debemos emitir una factura rectificativa por sustitución?

Solo debemos emitir una factura rectificativa sustitutiva cuando el error en la factura original impida su validez o afecte de manera significativa al contenido de la operación. Vamos a ver cuáles son las situaciones más comunes en las que es necesario recurrir a este tipo de factura.

•Datos de la factura erróneos. Cuando la factura original incluye datos identificativos incorrectos, como el NIF del cliente o del emisor, la razón social, la dirección fiscal o el número de factura al que sustituye, debe emitirse una factura rectificativa por sustitución. Estos errores hacen que la factura original no cumpla los requisitos fiscales básicos y por tanto hay que anularla por completo.

•Facturas emitidas con importes incorrectos.  Si la base imponible, el tipo impositivo, el importe total o cualquier otro valor económico de la factura original es incorrecto, se debe reemplazar por una factura nueva con los importes debidamente corregidos. Tenemos que aprender cómo se contabiliza una factura rectificativa para evitar más errores, ya que esto garantiza que los libros contables reflejen correctamente la realidad económica de la operación.

•Facturas emitidas por error o duplicadas. En ocasiones, puede emitirse una factura por error, por ejemplo, por un servicio no realizado, o incluso duplicar una factura ya enviada. En estos casos, la única forma válida de corregir la situación es emitiendo una factura rectificativa por sustitución que anule completamente la anterior.

•Cambios en la operación. Si, después de emitir la factura, las condiciones de la operación cambian sustancialmente, como por ejemplo, se cancela el pedido, se renegocia el precio o se modifica el objeto de la venta, debe emitirse una nueva factura rectificativa por sustitución que sustituya por completo a la anterior, asegurando así que el documento refleja con fidelidad la realidad contractual.

¿Qué tipo de rectificativa debo realizar: sustitución o diferencias?

No existe ninguna condición que obligue a usar uno otro. Queda completamente a elección del usuario elegir un tipo u otro de rectificativa.  El único requisito es informar correctamente de todos los datos que requiere la Agencia Tributaria para identificar una factura rectificativa: indicar que es una factura rectificativa y a qué factura rectifica, indicar el Tipo de Rectificativa (motivo), utilizar una Serie de Facturación distinta, exclusiva para las rectificativas (por ejemplo, la serie «R»), etc.

¿Cómo hacer una factura rectificativa con Senior?

Senior permite realizar facturas rectificativas de dos formas diferentes, de forma manual, realizado una nueva factura o de manera automática desde una factura existente.

a) Creación manual:

Deberá introducir la factura, siguiendo los pasos habituales y normalmente en negativo, debiendo adicionalmente considerar:

1.En la pestaña [Otros Datos], dentro del apartado “Estados”, antes de grabar la factura, deberá marcar el check Rectificativa. En ese momento el programa sustituye automáticamente la serie y asigna la serie rectificativa que corresponda.

Les recordamos que la serie de defecto puedo estar indicada: para el usuario, para el cliente o como defecto en la opción de Series, y éste es el orden de prioridad que tomará el programa.

2.Posteriormente, podrán enumerar las facturas rectificadas, para ello deberá pulsar doble clic sobre el apartado Facturas rectificadas.y el motivo de la rectificación, debiendo para finalizar, grabar el documento, almacenándose así como “factura rectificativa”.

b) Creación automática:

Para crear una factura rectificativa automáticamente, seleccione la factura original y haga clic en la flecha situada a la derecha del botón “Duplicar” apareciendo una ventana que solicitará el tipo de rectificativa: por diferencias o sustitutivas.

En estos casos, Senior le duplica el detalle de la factura original y se ocupa de rellenar automáticamente el tipo de factura y la factura que sustituye.

Senior integra la posibilidad de crear una factura electrónica para las empresas proveedoras que trabajan con las Administraciones Públicas. En este apartado veremos cómo generar el fichero pertinente (XSIG) para después subirlo a la web Punto de entrada de facturas electrónicas FACe, donde se debe enviar el fichero.

Las condiciones que tienen que cumplir en Senior son las siguientes:

1ª Debe existir un certificado digital con el mismo Nif que la empresa, estos certificados hay que pedirlos a hacienda o la real casa de moneda y timbre.

2ª En la ficha del cliente (dentro d ela pestaña de Datos comerciales) debemos considerar:

▪Marcar  la casilla de “Admite Factura Electrónica”, muy importante tener este campo marcado ya que si no está marcado no se ejecutará el proceso de cifrado electrónico.

▪Deben rellenar adecuadamente la casilla de “Enviar” indicando el formato "FacturaE"

▪En el apartado "Centros Administrativos FacE", rellenar los datos identificativos os organismos públicos a los que factures (Oficina Contable, Órgano Gestor, Unidad Tramitadora), incluyendo sus códigos operacionales.

▪En la pestaña [Datos Bancarios] es necesario, para el pago mediante transferencia, especificar un banco que contenga el IBAN de la empresa.

Generar la FacturaE

1.Una vez ingresados los organismos a facturar y la forma de pago, ya puede proceder a generar la factura según el proceso habitual.

2.Al imprimir el formulario de factura, debe seleccionar:

•Fichero facturaE.

•Marcar “original” ya que en modo “copia” no se va a permitir la firma.

•Generar: Para guardar el fichero XML  para posteriormente importarlo a la plataforma FacE.

Cuando se genera este tipo de facturas, automáticamente Senior guarda una copia del fichero generado en los documentos de usuario de esta factura por lo que si se desea repetir el proceso de firmar la factura se deberá eliminar dicho documento vinculado.

Es muy importante verificar cuando se está generando la factura que salga la ventana de la AEAT solicitando el certificado, siendo ésta la prueba  de que realmente se está firmando digitalmente, añadiendo el sello digital de la misma. En Configurar/Estación/Certificados se debe tener definido el certificado a usar en este equipo para este tipo de facturas.

Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:

-Autenticidad que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser.

-Integridad. Que el contenido de la factura no ha sido alterado.