Manual de ayuda de Senior

En este capítulo se explica tanto el alta como la modificación o duplicado de un albarán de venta, ya que todas estas operaciones se realizan en la misma ventana, pero pulsando el botón ,  o respectivamente.

Dar de alta, modificar o duplicar un albarán genera o modifica, de forma automática, los movimientos correspondientes en almacén de las unidades indicadas, recalculándose el stock disponible y consumos de los artículos. También incrementará o modificará el riesgo alcanzado por el cliente por el importe de ese albarán.

No es imprescindible la introducción de albaranes para la facturación. Si este es su caso, introduzca de forma directa las facturas.

Se puede generar un nuevo albarán:

a) De forma directa, entrando los datos del documento manualmente.

b) De forma automática, creando el albarán a partir de:

▪otro ya existente (duplicado) mediante el botón

▪de un pedido (mediante el botón )

▪de un presupuesto (pulsando el botón ).

La modificación de un documento funciona de manera similar a su creación. Si por ejemplo lo que se modifica es el cliente, los campos cogerán los valores por defecto de dicho cliente, aplicando su forma de pago y actualizando sus condiciones de venta (descuentos, recargos, precios, etc…), si se modifica la divisa, se actualizarán los precios de los distintos artículos siempre en base a los precios definidos en la pestaña "Ventas" del fichero de artículos y en su defecto, al cambio establecido en la tabla de divisas.La modificación afectará a los movimientos generados inicialmente con el albarán.

Les recordamos que el poder o no modificar un albarán tras su facturación dependerá de lo establecido al respecto dentro de Configurar/Documentos/Albarán de Venta de Utilidades.

Los documentos arrastrados de años anteriores son modificables pero no generan movimientos y en consecuencia no afectan al stock; tampoco consideran el control de lotes y números de serie. En todo caso si se desean contemplar estos controles deberá realizar una regularización desde Almacén.

Un albarán duplicado arrastra los datos de la cabecera (asignando un nuevo número, fecha y hora al documento), heredará todas las líneas del detalle pero con las comisiones y precios de venta actualizados, considerando las posibles variaciones efectuadas en las condiciones del cliente (precios, descuentos especiales, etc...). Mantiene los datos de envío, pero no arrastra las marcas de estado (impreso, exportado y facturado). Como cualquier otro albarán genera en almacén los correspondientes movimientos.

Aunque el duplicado de documentos actualiza los precios, deberán considerar que el duplicado de líneas dentro del documento arrastra los mismos precios y condiciones (descuentos, comisiones, etc...) de la línea duplicada.

En cualquiera de los casos, inicialmente se tendrá acceso a la introducción de la cabecera del albarán. Si tiene alguna duda sobre los campos que integran el albarán repase el capítulo Detalle.

En la parte inferior de la ventana y mediante la Barra del Menú de Edición se podrá añadir, modificar, eliminar, duplicar o consultar las líneas de detalle del documento. Al añadir una nueva línea, si el cursor se encuentra posicionado sobre un artículo incluido en un Kit, se interrogará al usuario sobre si la nueva línea entrará a formar parte o no del kit en curso.

En la introducción, modificación o duplicado de líneas de detalle se solicitarán los siguientes datos:

Almacén: Código del almacén de ubicación del artículo.

Importe: Informa del importe total de la línea en curso.

Artículo: Código del artículo a incluir en el albarán, apareciendo la descripción del mismo automáticamente. Si se pulsa [Intro] sobre el campo y no se introduce ningún código se podrá incorporar un artículo sin codificar o texto libre con una descripción de hasta un máximo de 50 caracteres alfanuméricos. Pensado para la utilización de artículos de los cuales no interesa el control de su stock, o para añadir comentarios en el documento.

Detallar en Kit: Este flag sólo aparecerá en artículos componentes de un kit. Permite hacer opcional la ocultación del componente kit no detallable.

Descripción: Descripción del artículo que se visualiza automáticamente al introducir el código. Esta descripción estará inactiva para el usuario a no ser que en la pestaña [Stocks] del fichero de Artículos se haya marcado el campo "Modificables" lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción).

Cuando el artículo tiene asociado atributos, aparecerá la ventana de captura matricial, con cinco carpetas (tres, si el documento no tiene asignado agente) correspondientes a las unidades, precio, descuento lineal y comisiones asociados al artículo con cada atributo. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un albarán de un mismo producto con distintos atributos, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento lineal y comisión distinta según sus atributos.

Si el artículo controla lotes, unidades/caja, dimensiones o tara, éstos son los siguientes campos que se solicitarán automáticamente.

Unidades: Número de unidades que se entregan de ese artículo. Es posible consignar abonos (devoluciones de material) si se especifican cantidades negativas.

Si el artículo gestiona números de serie, se visualizará el símbolo que identifica éste control, solicitándose a continuación los números de serie correspondientes a las unidades señaladas.

Cajas: Informa del número de cajas, sólo para los artículos con éste control. Al tratarse de un campo que ofrece el programa aparecerá inhabilitado para el usuario.

Stock disponible: Informa del número de unidades disponibles en el almacén del artículo en curso.

Precio: Aparecerá por defecto el precio de venta del artículo. Dicho importe se ha de entrar sin IVA, y en la divisa que se haya asignado al documento. En el caso de un documento en divisas sólo aparecerá por defecto el precio en divisas, si se ha definido en la pestaña "Ventas" del fichero de Artículos. Si existe una condición especial para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la condición.

Márgenes: Porcentaje que se le aplica al coste, coste medio o coste referencia para calcular el precio de venta. En cambio, en la casilla de la derecha el programa informará del margen existente entre esos mismos conceptos pero además se considera los posibles descuentos lineales. Conviene señalar que la precisión con la que el programa calcula los precios de venta (a partir del de coste/coste medio/coste referencia) irá en función del número de decimales establecido por defecto dentro de la pestaña "Comercial" de Configurar Ejercicio de Utilidades.

El hecho de que se permita o no modificarlo en ese mismo momento, lo determinará lo especificado dentro de Configurar/Documentos.

Descuento: Descuento lineal del artículo. Aparecerá por defecto el descuento estipulado en la ficha del artículo. Al igual que en el precio de venta si existe una condición especial para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el descuento del artículo sino el de la condición.

El número de descuentos por línea (1, 2 o 3) se determina dentro de Configurar/Ejercicio.

El hecho de que se permita o no modificar el descuento, lo determinará lo especificado dentro de la pestaña "Albarán Venta" de Configurar Documentos de Utilidades.

Comisión: En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión o comisión lineal que le corresponde al agente (si lo hemos introducido en la cabecera del documento) por la venta del producto que estamos introduciendo. Sólo se solicitará su introducción si se trata de un artículo con comisión variable (éste parámetro se define individualmente para cada artículo) o si se trata de un artículo con código abierto.

Al igual que en Precios y en Descuentos, si existiera alguna condición especial para ese cliente con el artículo que estamos incorporando aparecería el porcentaje de comisión de esa condición especial.

IVA %: Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo, salvo señalización en la cabecera del albarán de un IVA común para el documento. Si se trata de un artículo sin codificar el programa ofrecerá por defecto el porcentaje de IVA establecido para los portes.

Si el cliente tiene régimen de IVA exento, aunque se muestra el IVA, el programa lo ignora.

Coste medio/coste/coste referencia: Precio de coste medio, de coste o coste referencia del artículo. Campos meramente informativos. En caso de artículos sin codificar aconsejamos su introducción, ya que el programa tomará el coste medio para el cálculo de beneficios.

Cuenta: Cuenta de contrapartida que se utilizará por defecto para generar los asientos cuando se traspasen las ventas que se realicen de éste artículo. Sólo se habilitará en el caso de artículos sin codificar, ya que para los codificados el programa tomará la cuenta señalada dentro de la ficha.

En el Pie del documento, además de los botones propios, en la barra del Menú de Edición, se distinguirán los siguientes botones característicos para el documento:

Para finalizar, el botón graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de impresión del documento

Para eliminar un albarán que se encuentra en el fichero, localícelo en la lista y pulse el botón

El borrado de un albarán ejecuta la eliminación de los movimientos generados en el almacén, con independencia de que dicho albarán se hubiera o no facturado, recalculando además:

- el stock disponible por almacén de los artículos que intervienen en el albarán.

- el consumo de los artículos incluidos en el documento.

- el riesgo del cliente por el importe de ese albarán.

Se pide confirmación para evitar borrados accidentales. Este borrado generará un "hueco" en la numeración de albaranes. Será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos.