Comprender los términos de Verifactu es esencial para manejar correctamente este sistema de facturación. Le explicamos los principales términos de Verifactu para que pueda descifrar fácilmente las normas que lo regulan y asegurar su cumplimiento.
El propio término Verifactu
Nombre coloquial para referirse a los sistemas de emisión de facturas verificables regulados por el RD 1007/2023. No es un software único, sino un conjunto de requisitos que deben cumplir los programas de facturación para garantizar la integridad, conservación, trazabilidad, etc., de los registros y, opcionalmente, enviar esta información a la AEAT.
Reglamento Verifactu
Así se llama coloquialmente al aprobado por el Real Decreto 1007/2023 para desarrollar los principios que inspiran la ley antifraude de 2021. El software de todos los empresarios o profesionales deben cumplir con unas características recogidas en el artículo 29.1.j) de la Ley General Tributaria. Así, por ejemplo, aunque no se te aplique el reglamento Verifactu por estar en el SII, eso no te da la opción de poder emplear un software de doble uso.
A pesar de su denominación coloquial, optar por no incorporarse a Verifactu no significa que no deba aplicar el reglamento Verifactu. Al contrario, el real decreto fija un conjunto de normas que es aplican tanto a quienes se decantan por Verifactu sí como por los que lo hacen por Verifactu no.
SIF (Sistema Informático de Facturación)
Término técnico usado en el RD 1007/2023 que establece que se considera SIF al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas.
Registros de facturación
Fichero electrónico generado por un sistema Verifactu por cada factura expedida. Contiene datos clave de la factura y elementos técnicos (como el hash) que aseguran su integridad e inalterabilidad. Este registro es el núcleo del sistema Verifactu.
Algunas particularidades que hace falta recordar sobre el envío:
• Debe de hacerse siempre en formato XML, con los datos completos de cada factura.
• En el caso de los envíos en tiempo real, hay un intervalo de tiempo mínimo de 60 segundos entre envíos para evitar sobrecargas en la plataforma de la AEAT.
• La respuesta de la Agencia Tributaria incluirá un código seguro de verificación (CSV), confirmando la recepción y validación de los registros.
Según el artículo 16 de esta Orden, si una empresa experimenta incidencias técnicas que impidan la transmisión de registros, el software debe reintentarlo al menos una vez por hora hasta completarlo.
XML (Extensible Markup Language)
Lenguaje de marcado utilizado para estructurar datos de forma legible tanto para humanos como para máquinas. El formato Facturae se basa en XML.
QR VeriFactu
Código bidimensional que debe incluirse obligatoriamente en las facturas (completas o simplificadas) emitidas por sistemas Verifactu. Contiene cierta información esencial de la factura para facilitar su verificación. Evitar problemas con el QR Verifactu es fundamental.
Básicamente lo que hace es enlazar con una url donde el receptor de la factura podrá acceder al servicio de cotejo o transmisión de un resumen con los datos de mayor interés fiscal de la factura.
Certificado Electrónico / Digital
Archivo digital emitido por una Autoridad de Certificación que vincula unos datos de verificación de firma (clave pública) a la identidad de una persona física o jurídica, permitiendo realizar firmas electrónicas cualificadas.
Sello Electrónico
Similar a la firma electrónica, pero vincula los datos de verificación a una persona jurídica (empresa). Se usa para automatizar la firma de documentos por parte de una organización.
Hash (Encadenado)
Algoritmo matemático que genera una huella digital única y de longitud fija para un conjunto de datos. Los sistemas Verifactu usan el hash del registro anterior para encadenar los nuevos registros, garantizando la trazabilidad e inalterabilidad.
Declaración Responsable (Software)
Documento mediante el cual el desarrollador de un software de facturación declara, bajo su responsabilidad, que dicho software cumple con los requisitos establecidos en el RD 1007/2023 (Verifactu).
