Manual de ayuda de Senior

En este capítulo se explica tanto el alta como la modificación o duplicado de un pedido de compra, ya que todas estas operaciones se realizan en la misma ventana, pero pulsando el botón , o respectivamente.

•La modificación de un documento funciona de manera similar a su creación. Si por ejemplo lo que se modifica es el proveedor, los campos cogerán los valores por defecto de dicho proveedor, aplicando su forma de pago y actualizando sus condiciones de compra (descuentos, recargos, precios, etc…), si se modifica la divisa, se actualizarán los precios de los distintos artículos siempre en base a los precios definidos en la pestaña "compras " del fichero de artículos y en su defecto, al cambio establecido en la  tabla de divisas, etc…

Les recordamos que el poder o no modificar un pedido tras su recepción dependerá de lo establecido al respecto dentro de Configurar/Documentos/Pedido de Compra de Utilidades.

•Un pedido duplicado arrastra los datos de la cabecera (asignando un nuevo número y fecha del documento) heredando todas las líneas del detalle de artículos, estén o no recibidas, pasando a situación de "pendientes". En éste caso se actualiza de forma automática los precios de compra de los artículos que intervienen, considerando las posibles variaciones efectuadas en las condiciones del proveedor (precios especiales, descuentos, etc...). Mantiene los datos de recepción (cliente, agencia, etc…), pero no arrastra las marcas de estado (impreso, exportado y recibido).

Aunque el duplicado de documentos actualiza los precios, deberán considerar que el duplicado de líneas dentro del documento arrastra los mismos precios y condiciones (descuentos, comisiones, etc...) de la línea duplicada.

En cualquiera de los casos, inicialmente se tendrá acceso a la introducción de la cabecera del pedido. Si tiene alguna duda sobre los campos que integran el documento repase el capítulo Detalle.

En la introducción, modificación o duplicado de líneas de detalle se solicitarán los siguientes datos:

Almacén: Código del almacén de ubicación del artículo solicitado.

Artículo: Código del artículo a incluir en el pedido, apareciendo la descripción del mismo a su derecha. Esta descripción estará inactiva para el usuario a no ser que en la pestaña [Stocks] del fichero de Artículos se haya marcado el campo "Modificables" lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción).

Si se pulsa [Intro] sobre el campo y no se introduce ningún código se podrá incorporar un artículo sin codificar o texto libre con una descripción de hasta un máximo de 50 caracteres alfanuméricos. Pensado para la utilización de artículos de los cuales no interesa el control de su stock, o para añadir comentarios en el documento.

Cuando el artículo tiene asociado atributos, aparecerá la ventana de captura matricial, con tres carpetas correspondientes a las unidades, precio y descuento lineal asociados al artículo con cada atributo. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un pedido de un mismo producto con distintos atributos, y que cada artículo tenga una cantidad, precio y descuento lineal distinto según sus atributos.

Si el artículo controla lotes, unidades/caja, o dimensiones, éstos son los siguientes campos que se solicitarán automáticamente.

Si se controla números de serie o parámetros para el destare automático, sólo se introducirán en el documento generado al servir el pedido (albarán o factura).

Unidades: Número de unidades solicitadas de cada artículo. Es posible consignar abonos (devoluciones de material) si se especifican cantidades negativas.

Cajas: Informa del número de cajas a solicitar, sólo para los artículos con éste control. Al tratarse de un campo que ofrece el programa aparecerá inhabilitado para el usuario.

Unidades Recibidas/Cajas Recibidas: Informa del número de unidades/cajas recibidas parcialmente de cada artículo. Este campo estará inactivo para el usuario y se irá actualizando según vayamos realizando los albaranes/facturas de estos pedidos.

Precio Compra: Aparecerá por defecto el precio de compra del artículo. Dicho importe se ha de entrar sin IVA, y en la divisa que se haya asignado al documento. En el caso de un documento en divisas sólo aparecerá por defecto el precio en divisas, si se ha definido en la pestaña "Compras" del fichero de Artículos. Si existe una condición especial para ese proveedor con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la condición.

El hecho de que se permita o no modificarlo en ese mismo momento, lo determinará lo especificado dentro de la pestaña "Pedido Compra" de Configurar Documentos de Utilidades.

•Aparecerá inactivo, si se determinó que no se desea la actualización automática.

•Aparecerá activo y el usuario podrá decidir si desea actualizar o no de forma automática el precio.

•Aparecerá activo, pero invitando al usuario a decidir si no desea actualizar el precio de compra, actualizar sólo el de compra, o actualizar compra y coste a la vez.

Descuento: Descuento lineal del artículo. Aparecerá por defecto el descuento estipulado en la ficha del artículo. Al igual que en el precio de compra si existe una condición especial para ese proveedor con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el descuento del artículo sino el de la condición.

El número de descuentos por línea (1, 2 o 3) se determina dentro de Configurar/Ejercicio.

El hecho de que se permita o no modificar el descuento, lo determinará lo especificado dentro de la pestaña "Pedido Compra" de Configurar Documentos de Utilidades.

Actualizar: Esta casilla permite autoactualizar el precio de coste, compra o dto. Sus valores posibles son "automático", "actualizar", "no actualizar".

▪Automático: Senior actualiza el precio automáticamente siempre que tras la fecha y hora del documento no existan documentos de compras posteriores.

▪Actualizar: Actualiza el precio con independencia de que hayan o no movimientos posteriores.

▪No Actualizar: No actualiza el precio

Cuenta: Cuenta de contrapartida que se utilizará por defecto para generar los asientos cuando se traspasen las compras que se realicen de éste artículo. Sólo se habilitará en el caso de artículos sin codificar, ya que para los codificados el programa tomará la cuenta señalada dentro de la ficha.

% IVA: Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo, salvo señalización en la cabecera del pedido de un IVA común para el documento. Si se trata de un artículo sin codificar el programa ofrecerá por defecto el porcentaje de IVA establecido para los portes.

Si el proveedor tiene régimen de IVA exento, aunque se muestra el IVA, el programa lo ignora.

Recepción: Fecha prevista de recepción de artículo seleccionado. Dicha fecha no puede ser menor que la del propio pedido.

Recibido: Marcar esta casilla marcará el artículo como "Recibido" sin generar ningún movimiento de entrada en almacén.

Importe: Informa del importe total de la línea en curso.

En el Pie del documento, mediante la Barra del Menú de Edición se podrá añadir, modificar, eliminar, duplicar o consultar las líneas de detalle del documento, pudiendo además mediante el botón consultar o modificar los totales calculados por el programa. Si el usuario corrige dichas líneas, en una próxima modificación del documento, se recalcularán de nuevo los totales, perdiendo dichas rectificaciones.

Le recordamos que el hecho de que se permita o no modificar los descuentos, recargos o portes en ese mismo momento, lo determinará lo especificado dentro de la pestaña "Pedido Compra" de Configurar Documentos de Utilidades.

Para finalizar, el botón graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de dialogo de impresión del documento.

Para eliminar un pedido que se encuentra en el fichero, localícelo en la lista y pulse el botón

•Este borrado no afecta al fichero de movimientos, ya que el pedido no los genera.

•El programa descontará las unidades indicadas en el pedido de las unidades pendientes de recibir.

•Si se borra un pedido "recibido", anula el pedido del histórico sin afectar a los movimientos generados en la creación del albarán o factura de compra.

Se pide confirmación para evitar borrados accidentales. Si el documento que se ha dado de baja es el último, se actualiza automáticamente el numerador, de modo que al siguiente documento se le asignará el número del que ahora se ha dado de baja, si embargo, si no es el último pedido introducido, quedará un hueco en la numeración, es responsabilidad del usuario "rellenar" ese hueco.

Este proceso se realizará desde la ventana de Albaranes o Facturas de Compras (en función del documento a generar) y mediante el botón de la barra del Menú de Edición del pie del documento.

Para que se pueda realizar se tienen que cumplir los siguientes requisitos:

•El pedido y el documento receptor deben tener el mismo Proveedor.

•El pedido no puede estar bloqueado. Esto sucede cuando el documento se mantiene abierto desde otra ventana o desde otro puesto en red.

Los pedidos se reciben uno a uno y podrá ejecutar el proceso sobre:

1.Documento nuevo, es decir, usted crea un nuevo documento por cada pedido o entrega. En éste caso tras introducir el proveedor, se deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales del documento receptor difieren de los del pedido, el programa ofrecerá un mensaje de aviso y el usuario deberá decidir cual de dichos datos se mantendrán en el documento.

2.Documento existente si desea añadir el pedido a una factura o albarán con líneas. En éste caso, visualizando el detalle del documento, deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales del documento receptor difieren de los del pedido, el programa ofrecerá un mensaje de aviso en el cual informará de la desestimación de los datos del pedido.

En cualquiera de los casos, deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

▪Los datos comerciales que pueden diferir son: forma pago, descuento pronto pago, descuento y recargo financiación.

▪En el caso de que difiera la tarifa o la divisa, si se trata de un documento nuevo prevalecerá lo especificado en el pedido, si se trata de un documento existente cancelará la recepción del pedido.

▪Siempre prevalecerá el Almacén o IVA especificado en el documento receptor sobre el especificado en el pedido, independientemente de que se trate de un documento nuevo o existente.

▪Los portes son acumulativos.

Independientemente de la forma de traspaso del pedido (sobre un documento nuevo o sobre uno ya existente) al pulsar aparecerá una ventana dividida en dos partes:

•En la superior se ofrecerá una relación de los pedidos pendientes del proveedor.

•En la parte inferior de la misma ventana se visualizará una lista con todas las líneas (recibidas y pendientes) que tiene el pedido seleccionado en la parte superior.

Con el botón o haciendo doble-clic con el mouse, se seleccionará el pedido deseado, apareciendo otra ventana que ofrecerá sólo las líneas pendientes del mismo, debiendo indicar a continuación las unidades recibidas. En éste punto se podrá optar por una recepción parcial o total del pedido.

•En la recepción parcial se deberá indicar línea por línea las unidades recibidas, haciendo doble clic con el mouse sobre la línea deseada e indicando las unidades a recibir. En éste caso si se selecciona una línea con cantidad 0, el programa solicitará la conformidad para dar dicha línea como cancelada.

▪Si se confirma, dicha línea se cancelará como línea pendiente dentro del pedido.

▪Si no se cancela, en una próxima recepción se podrá volver a marcar su selección para incorporar dicha línea al nuevo albarán, por ejemplo para el caso de líneas de comentarios que se desean contemplar en todas las recepciones del mismo pedido. No obstante, cuando en el pedido no quedan líneas con cantidad pendientes de recibir y sólo líneas con cantidad 0, el programa cancelará el pedido asignándole la marca de "recibido".

•En la recepción total se deberá pulsar el botón "Todos" y el programa marcará todas las líneas y así podrá confirmarlo completamente.

Traspasar observaciones: Marcar esta casilla permitirá que el documento receptor herede las observaciones del pedido. Si se recibe más de un pedido estas observaciones se acumularán en el documento receptor. Se mostrará inhabilitado cuando detecte la ausencia de observaciones en el pedido.

Cancelar resto pendiente: Cuando se realice una recepción parcial, marcar esta casilla cancelará las líneas pendientes y las marcará como "recibidas", aunque en éste caso, sin generar ningún movimiento en almacén.

Una vez indicadas las unidades a recibir pulse el botón tras lo cual visualizaremos el detalle del documento. Las líneas del pedido seleccionado se habrán incorporado al documento receptor (albarán o factura). A partir de aquí, se podrá recibir otro pedido, añadir más líneas, modificar, etc… Si algún o algunos de los artículos recibidos tiene indicada en su ficha que se desean controlar Series o Lotes, deberá proceder a su introducción, no permitiéndose la grabación del documento si se detecta la ausencia de dichos datos.

Para finalizar, el botón de la barra de herramientas graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de dialogo de "Impresión de formulario ", pudiendo de forma opcional lanzar la impresión del documento.

Importante: Con este proceso se generan los movimientos correspondientes en almacén, de las unidades indicadas recalculándose el stock total, costes y consumos de los artículos. También actualizará los riesgos del proveedor.