Manual de ayuda de Senior

En este capítulo se explica tanto el alta como la modificación o duplicado de un pedido, ya que todas estas operaciones se realizan en la misma ventana, pero pulsando el botón , o respectivamente.

•La modificación de un documento funciona de manera similar a su creación. Si por ejemplo, lo que se modifica es el cliente, los campos cogerán los valores por defecto de dicho cliente, aplicando su forma de pago y actualizando sus condiciones de venta (descuentos, recargos, precios, etc…), si se modifica la divisa, se actualizarán los precios de los distintos artículos siempre en base a los precios definidos en la pestaña "ventas" del fichero de artículos y en su defecto, al cambio establecido en la tabla de divisas, etc… Les recordamos que el poder o no modificar un pedido tras haberlo servido dependerá de lo establecido al respecto dentro de Configurar/Documentos/Pedido de Venta de Utilidades.

•Un pedido duplicado arrastra los datos de la cabecera (asignando un nuevo número y fecha del documento) heredando todas las líneas del detalle de artículos, estén o no servidas, pasando a situación de "pendientes". En éste caso se actualiza de forma automática las comisiones y precios de venta de los artículos que intervienen, considerando las posibles variaciones efectuadas en las condiciones del cliente (precios especiales, descuentos, etc...). Mantiene la marcar de "Reservado" y los datos de envío, pero no arrastra las marcas de estado (impreso, exportado y servido).

Aunque el duplicado de documentos actualiza los precios, deberán considerar que el duplicado de líneas dentro del documento arrastra los mismos precios y condiciones (descuentos, comisiones, etc...) de la línea duplicada.

En cualquiera de los casos, inicialmente se tendrá acceso a la introducción de la cabecera del pedido. Si tiene alguna duda sobre los campos que integran el documento repase el capítulo Detalle.

En la parte inferior de la ventana y mediante la Barra del Menú de Edición se podrá añadir, modificar, eliminar, duplicar o consultar las líneas de detalle del documento. Al añadir una nueva línea, si el cursor se encuentra posicionado sobre un artículo incluido en un Kit, se interrogará al usuario sobre si la nueva línea entrará a formar parte o no del kit en curso.

En la introducción, modificación o duplicado de líneas de detalle se solicitarán los siguientes datos:

Almacén: Código del almacén del que saldrán los artículos contenidos en el pedido.

Importe: Informa del importe total de la línea en curso.

Artículo: Código del artículo que se vaya a introducir en el pedido, apareciendo la descripción del mismo automáticamente. Si se pulsa [Intro] sobre el campo y no se introduce ningún código se podrá incorporar un artículo sin codificar o texto libre con una descripción de hasta un máximo de 50 caracteres alfanuméricos.  Pensado para la utilización de artículos de los cuales no interesa el control de su stock, o para añadir comentarios en el documento.

Descripción: Descripción del artículo que se visualizará automáticamente al introducir el código. Esta descripción estará inactiva para el usuario a no ser que en la pestaña [Stocks] del fichero de Artículos se haya marcado el campo "Modificables" lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción).

Cuando el artículo tiene asociado atributos, aparecerá la ventana de captura matricial, con cinco carpetas (tres, si el documento no tiene asignado agente) correspondientes a las unidades, precio, descuento lineal y comisiones asociados al artículo con cada atributo. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un pedido de un mismo producto con distintos atributos, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento lineal y comisión distinta según sus atributos.

Si el artículo controla lotes, unidades/caja, o dimensiones, éstos son los siguientes campos que se solicitarán automáticamente. La introducción de números de serie o parámetros para el destare automático, sólo se solicitarán en el documento generado cuando se sirva el pedido (albarán, depósito o factura).

Unidades: Número de unidades solicitadas de cada artículo. Es posible consignar abonos (devoluciones de material) si se especifican cantidades negativas.

Cajas: Informa del número de cajas solicitadas, sólo para los artículos con éste control. Al tratarse de un campo que ofrece el programa aparecerá inhabilitado para el usuario.

Stock disponible: Informa del número de unidades disponibles en el almacén del artículo en curso.

Precio: Aparecerá por defecto el precio de venta del artículo. Dicho importe se ha de entrar sin IVA, y en la divisa que se haya asignado al documento (en el caso de un documento en divisas sólo aparecerá por defecto el precio en divisas, si se ha definido en la pestaña "Ventas"del fichero de Artículos). Si existe una condición especial para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la condición.

Márgenes: Porcentaje que se le aplica al coste medio, coste o coste referencia para calcular el precio de venta. En cambio, en la casilla superior el programa informará del margen existente entre esos mismos conceptos pero además se considera los posibles descuentos lineales. Conviene señalar que la precisión con la que el programa calcula los precios de venta (a partir del de coste/coste medio/coste referencia) irá en función del número de decimales establecido por defecto dentro de la pestaña "Comercial" de Configurar Ejercicio de Utilidades.

El hecho de que se permita o no modificar el precio lo determinará lo especificado dentro de "Pedido de Venta" de Configurar Documentos de Utilidades.

Descuento: Descuento lineal del artículo. Aparecerá por defecto el descuento estipulado en la ficha del artículo. Al igual que en el precio de venta si existe una condición especial para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el descuento del artículo sino el de la condición.

El número de descuentos por línea (1, 2 o 3) se determina dentro de Configurar/Ejercicio.

El hecho de que se permita o no modificar el descuento, lo determinará lo especificado dentro de "Pedido de Venta" de Configurar Documentos de Utilidades.

Comisión: En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión o comisión lineal que le corresponde al agente (si lo hemos introducido en la cabecera del documento) por la venta del producto que estamos introduciendo. Sólo se solicitará su introducción si se trata de un artículo con comisión variable (éste parámetro se define individualmente para cada artículo) o si se trata de un artículo con código abierto.

Al igual que en Precios y en Descuentos, si existiera alguna condición especial para ese cliente con el artículo que estamos incorporando aparecería el porcentaje de comisión de esa condición especial.

IVA %: Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo, salvo señalización en la cabecera del pedido de un IVA común para el documento. Si se trata de un artículo sin codificar el programa ofrecerá por defecto el porcentaje de IVA establecido para los portes.

Si el cliente tiene régimen de IVA exento, aunque se muestra el IVA, el programa lo ignora.

Servir: Fecha prevista de entrega para el artículo actual. Dicha fecha no puede ser menor que la del propio pedido.

Unidades Servidas/Cajas Servidas: Informa del número de unidades/cajas servidas parcialmente de cada artículo. Este campo estará inactivo para el usuario y se irá actualizando según vayamos sirviendo los pedidos.

Servido: Marcar esta casilla marcará el artículo como "Servido" sin generar ningún movimiento en almacén.

Reservar: Marcar esta casilla marcará el artículo como "Reservado" descontando del stock disponible para añadirlo al stock reservado.

Coste Medio/Coste/Coste Referencia: Precio de coste medio, de coste o coste referencia del artículo. Campos meramente informativos. En caso de artículos sin codificar aconsejamos su introducción, ya que el programa tomará el coste medio para el cálculo de beneficios.

Cuenta: Cuenta de contrapartida que se utilizará por defecto para generar los asientos cuando se traspasen las ventas que se realicen de éste artículo. Sólo se habilitará en el caso de artículos sin codificar, ya que para los codificados el programa tomará la cuenta señalada dentro de la ficha.

En el Pie del documento, además de los botones propios, en la Barra delMenú de Edición, se distinguirán los siguientes botones característicos para el documento:

Para finalizar, el botón graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de dialogo de impresión del documento.

Para eliminar un pedido que se encuentra en el fichero, localícelo en la lista y pulse el botón

▪Este borrado no afecta al fichero de movimientos, ya que el pedido no los genera.

▪El programa descontará las unidades indicadas en el pedido de las unidades pendientes de servir o del stock reservado si fuera el caso.

▪El borrado de un pedido "servido", no presupone la eliminación del documento generado al servirlo.

Se pide confirmación para evitar borrados accidentales. Este borrado generará un "hueco" en la numeración de pedidos. Será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos.

Para que se pueda realizar, se tienen que cumplir los siguientes requisitos:

▪El pedido y el documento receptor deben tener el mismo cliente.

▪El pedido no puede estar bloqueado. Esto sucede cuando el documento se mantiene abierto desde otra ventana o desde otro puesto en red.

Los pedidos se sirven uno a uno y podrá ejecutar el proceso sobre:

1.Documento nuevo, es decir, usted crea un nuevo documento por cada pedido o entrega. En éste caso tras introducir el cliente, se deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales o los datos de envío del documento receptor difieren de los del pedido, el programa ofrecerá un mensaje de aviso y el usuario deberá decidir cual de dichos datos se mantendrán en el documento.

2.Documento existente si desea añadir el pedido a un albarán, depósito o factura con líneas. En éste caso, visualizando el detalle del documento, deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales o los datos de envío del documento receptor difieren de los del pedido, el programa ofrecerá un mensaje de aviso en el cual informará de la desestimación de los datos del pedido.

En cualquiera de los casos, deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

▪Los datos comerciales que pueden diferir son: agente, forma pago, descuento pronto pago, descuento, recargo financiero e IRPF.

▪Siempre prevalecerá el Almacén o IVA especificado en el documento receptor sobre el especificado en el pedido, independientemente de que se trate de la entrega sobre un documento nuevo o existente.

▪En el caso de que difiera la tarifa o la divisa, si se ejecuta el proceso sobre un documento nuevo prevalecerá lo especificado en el pedido, si se realiza sobre un documento existente cancelará la entrega del pedido.

▪Los portes son acumulativos.

▪Las comisiones siempre se calcularán en base al documento origen y no se actualizarán automáticamente.

Independientemente de la forma de traspaso del pedido (sobre un documento nuevo o sobre uno ya existente) al pulsar aparecerá una ventana dividida en dos partes:

•En la superior se ofrecerá una relación de los pedidos pendientes del cliente.

•En la parte inferior de la misma ventana se visualizará una lista con todas las líneas (servidas y pendientes) que tiene el pedido seleccionado en la parte superior.

Con el botón o haciendo doble-clic con el mouse, se seleccionará el pedido deseado, apareciendo otra ventana que ofrecerá para ésta ocasión, sólo las líneas pendientes del mismo, debiendo indicar a continuación las unidades servidas. En éste punto se podrá optar por una entrega parcial o total del pedido.

•En la entrega parcial se deberá indicar línea por línea las unidades servidas, haciendo doble clic con el mouse sobre la línea deseada e indicando las unidades a servir. En éste caso si se selecciona una línea con cantidad 0, el programa solicitará la conformidad para dar dicha línea como cancelada.

▪Si se confirma, dicha línea se cancelará como línea pendiente dentro del pedido.

▪Si no se cancela, en una próxima entrega se podrá volver a marcar su selección para incorporar dicha línea al nuevo documento receptor, por ejemplo para el caso de líneas de comentarios que se desean contemplar en todas las entregas del mismo pedido.No obstante, cuando en el pedido no quedan líneas con cantidad pendientes de servir y sólo líneas con cantidad 0, el programa cancelará el pedido asignándole la marca de "servido"

•En la entrega total se deberá pulsar el botón "Todos" y el programa marcará todas las líneas y así podrá confirmarlo completamente.

Traspasar observaciones: Marcar esta casilla permitirá que el documento receptor herede las observaciones del pedido. Si se recibe más de un pedido estas observaciones se acumularán en el documento receptor. Se mostrará inhabilitado cuando detecte la ausencia de observaciones en el pedido.

Traspasar resto datos envío: Este flag implica el traspaso de la agencia, tipo de portes y la acumulación de reembolso, bultos, peso y volumen, si los hubiere

Cancelar resto pendiente: Cuando se realice una entrega parcial, marcar esta casilla cancelará las líneas pendientes y las marcará como "servidas", aunque en éste caso, sin generar ningún movimiento en almacén.

Una vez indicadas las unidades a servir pulse el botón tras lo cual visualizaremos el detalle del documento. Las líneas del pedido seleccionado se habrán incorporado al documento receptor (albarán, depósito o factura). A partir de aquí, se podrá confirmar otro pedido, añadir más líneas, modificar, etc… y si se trata de una entrega sobre albarán o factura, podrá además confirmar presupuestos, si lo desea.

En el caso de que algún o algunos de los artículos servidos tiene indicada en su ficha que se desean controlar Series o Lotes, deberá proceder a su introducción, no permitiéndose la grabación del documento si se detecta la ausencia de dichos datos.

Para finalizar, el botón de la barra de herramientas graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de impresión del documento.

Importante: Deberá considerar que este proceso genera los movimientos en almacén, de las unidades indicadas recalculándose el stock disponible y consumos de los artículos. También actualizará el riesgo del cliente.