Manual de ayuda de Senior

En este capítulo se explica tanto el alta como la modificación o duplicado de un presupuesto, ya que todas estas operaciones se realizan en la misma ventana, pero pulsando el botón , o respectivamente.

•La modificación de un documento funciona de manera similar a su creación. Si por ejemplo, lo que se modifica es el cliente, los campos cogerán los valores por defecto de dicho cliente, aplicando su forma de pago y actualizando sus condiciones de venta (descuentos, recargos, precios, etc…), si se modifica la divisa, se actualizarán los precios de los distintos artículos siempre en base a los precios definidos en la pestaña "ventas" del fichero de artículos y en su defecto, al cambio establecido en la tabla de divisas…Les recordamos que el poder o no modificar un presupuesto tras su confirmación dependerá de lo establecido al respecto dentro de Configurar/Documentos/Presupuesto de Venta de Utilidades.

•Un presupuesto duplicado arrastra los datos de la cabecera (asignando un nuevo número y fecha del documento) heredando todas las líneas del detalle de artículos, estén o no confirmadas, pasando a situación de "pendientes". En éste caso se actualiza de forma automática las comisiones y precios de venta de los artículos que intervienen, considerando las posibles variaciones efectuadas en las condiciones del cliente (precios especiales, descuentos, etc...). Mantiene los datos de envío, pero no arrastra las marcas de estado (impreso y confirmado). Aunque el duplicado de documentos actualiza los precios, deberán considerar que el duplicado de líneas dentro del documento arrastra los mismos precios y condiciones (descuentos, comisiones, etc...) de la línea duplicada.

En cualquiera de los casos, inicialmente se tendrá acceso a la introducción de la cabecera del presupuesto. Si tiene alguna duda sobre los campos que integran el documento repase el capítulo Detalle.

En la parte inferior de la ventana y mediante la Barra del Menú de Edición se podrá añadir, modificar, eliminar, duplicar o consultar las líneas de detalle del documento. Al añadir una nueva línea, si el cursor se encuentra posicionado sobre un artículo incluido en un Kit, se interrogará al usuario sobre si la nueva línea entrará a formar parte o no del kit en curso.

En la introducción, modificación o duplicado de líneas de detalle se solicitarán los siguientes datos:

Almacén: Código del almacén de ubicación del artículo presupuestado.

Importe: Informa del importe total de la línea en curso.

Artículo: Código del artículo a presupuestar, apareciendo la descripción del mismo automáticamente. Si se pulsa [Intro] sobre el campo y no se introduce ningún código se podrá incorporar un artículo sin codificar o texto libre con una descripción de hasta un máximo de 50 caracteres alfanuméricos. Pensado para la utilización de artículos de los cuales no interesa el control de su stock, o para añadir comentarios en el documento.

Detallar en Kit: Este flag sólo aparecerá en artículos componentes de un kit. Permite hacer opcional la ocultación del componente kit no detallable.

Descripción: Descripción correspondiente al código introducido. Esta descripción estará inactiva para el usuario a no ser que en la pestaña [Stocks] del fichero de Artículos se haya marcado el campo "Modificables" lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción).

Cuando el artículo tiene asociado atributos, aparecerá la ventana de captura matricial, con cinco carpetas (tres, si el documento no tiene asignado agente) correspondientes a las unidades, precio, descuento lineal y comisiones asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un presupuesto de un mismo producto con distintos atributos, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento lineal y comisión distinta según sus atributos.

Si el artículo controla lotes, unidades/caja o dimensiones, éstos son los siguientes campos que se solicitarán automáticamente. La introducción de números de serie o parámetros para el destare automático, sólo se solicitarán cuando se confirme el presupuesto sobre un albarán o factura.

Unidades: Número de unidades a presupuestar de cada artículo. Es posible consignar abonos (devoluciones de material) si se especifican cantidades negativas.

Cajas: Informa del número de cajas a presupuestar, sólo para los artículos con éste control. Al tratarse de un campo que ofrece el programa aparecerá inhabilitado para el usuario.

Stock disponible: Informa del número de unidades disponibles en el almacén del artículo en curso.

Precio: Aparecerá por defecto el precio de venta del artículo. Dicho importe se ha de entrar sin IVA, y en la divisa que se haya asignado al documento (en el caso de un documento en divisas sólo aparecerá por defecto el precio en divisas, si se ha definido en la pestaña "Ventas" del fichero de Artículos). Si existe una condición especial para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la condición.

Márgenes: Porcentaje que se le aplica al coste, coste medio o coste referencia para calcular el precio de venta. En cambio, en la casilla de la derecha el programa informará del margen existente entre esos mismos conceptos pero además se considera los posibles descuentos lineales. Conviene señalar que la precisión con la que el programa calcula los precios de venta (a partir del de coste/coste medio/coste referencia) irá en función del número de decimales establecido por defecto dentro de la pestaña "Comercial" de Configurar Ejercicio de Utilidades.

El hecho de que se permita o no modificar el precio y margen lo determinará lo especificado dentro de "Presupuesto" de Configurar Documentos de Utilidades.

Descuento: Descuento lineal del artículo. Aparecerá por defecto el descuento estipulado en la ficha del artículo. Al igual que en el precio de venta si existe una condición especial para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el descuento del artículo sino el de la condición.

El número de descuentos por línea (1, 2 o 3) se determina dentro de la pestaña "Comercial" de Configurar Ejercicio de Utilidades.

El hecho de que se permita o no modificar el descuento, lo determinará lo especificado dentro de "Presupuesto" de Configurar Documentos de Utilidades.

Comisión: En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión o comisión lineal que le corresponde al agente (si lo hemos introducido en la cabecera del documento) por la venta del producto que estamos introduciendo. Sólo se solicitará su introducción si se trata de un artículo con comisión variable (éste parámetro se define individualmente para cada artículo) o si se trata de un artículo con código abierto.

Al igual que en Precios y en Descuentos, si existiera alguna condición especial para ese cliente con el artículo que estamos incorporando aparecería el porcentaje de comisión de esa condición especial.

IVA %: Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo, salvo señalización en la cabecera del pedido de un IVA común para el documento. Si se trata de un artículo sin codificar el programa ofrecerá por defecto el porcentaje de IVA establecido para los portes.

Si el cliente tiene régimen de IVA exento, aunque se muestra el IVA, el programa lo ignora.

Unidades Confirmadas/Cajas Confirmadas: Informa del número de unidades/cajas confirmadas parcialmente de cada artículo. Este campo estará inactivo para el usuario y se irá actualizando según vayamos realizando la confirmación de estos presupuestos.

Confirmado: Marcar esta casilla marcará el artículo como "Confirmado" sin generar ningún movimiento en almacén.

Coste medio, coste o coste referencia: Precio de coste, coste medio o coste referencia del artículo. El hecho de que se permita o no su modificación dependerá de lo especificado dentro de la pestaña "Presupuesto" de Configurar Documentos de Utilidades. En caso de artículos sin codificar aconsejamos su introducción, ya que el programa tomará el coste medio para el cálculo de beneficios.

Cuenta: Cuenta de contrapartida que se utilizará por defecto para generar los asientos cuando se traspasen las ventas que se realicen de éste artículo. Sólo se habilitará en el caso de artículos sin codificar, ya que para los codificados el programa tomará la cuenta señalada dentro de la ficha.

En el Pie del documento, además de los botones propios, en la Barra del Menú de Edición, se distinguirán los siguientes botones característicos para el documento:

Para finalizar, el botón graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de dialogo impresión del documento.

Para eliminar un presupuesto que se encuentra en el fichero, localícelo en la lista y pulse el botón

•Este borrado no afecta al fichero de movimientos, ya que el presupuesto no los genera.

•Si se borra un presupuesto "confirmado", anula el presupuesto del histórico sin afectar al documento generado (pedido, albarán o factura).

Se pide confirmación para evitar borrados accidentales. Este borrado generará un "hueco" en la numeración de presupuestos. Será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos.

Este proceso se realizará desde la ventana de Pedidos, Albaranes o Facturas de Ventas (en función del documento a generar) y mediante el botón de la barra del Menú de Edición del pie del documento.

Para que se pueda realizar se tienen que cumplir los siguientes requisitos:

▪El presupuesto y el documento receptor deben tener el mismo cliente.

▪El presupuesto no puede estar bloqueado. Esto sucede cuando el documento se mantiene abierto desde otra ventana o desde otro puesto en red.

Los presupuestos se reciben uno a uno y podrá ejecutar el proceso sobre:

1.Documento nuevo, es decir, usted crea un nuevo documento por cada presupuesto o confirmación. En éste caso tras introducir el cliente, se deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales del documento receptor difieren de los del presupuesto, el programa ofrecerá un mensaje de aviso y el usuario deberá decidir cual de dichos datos se mantendrán en el documento.

2.Documento existente si desea añadir el presupuesto a un pedido, albarán o factura con líneas. En éste caso, visualizando el detalle del documento, deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales del documento receptor difieren de los del presupuesto, el programa ofrecerá un mensaje de aviso en el cual informará de la desestimación de los datos del presupuesto.

En cualquiera de los casos, deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

•Los datos comerciales que pueden diferir son: agente, forma pago, descuento pronto pago, descuento, recargo financiero e IRPF.

•Siempre prevalecerá el Almacén o IVA especificado en el documento receptor sobre el especificado en el presupuesto, independientemente de que se trate de la confirmación sobre un documento nuevo o existente.

•En el caso de que difiera la tarifa o la divisa, si se ejecuta el proceso sobre un documento nuevo prevalecerá lo especificado en el presupuesto, si se realiza sobre un documento existente cancelará la confirmación del presupuesto.

•Los portes son acumulativos.

•Las comisiones siempre se calcularán en base al documento origen y no se actualizarán automáticamente.

Independientemente de la forma de traspaso del presupuesto (sobre un documento nuevo o sobre uno ya existente) al pulsar aparecerá una ventana dividida en dos partes:

▪En la superior se ofrecerá una relación de los presupuestos pendientes del cliente.

▪En la parte inferior de la misma ventana se visualizará una lista con todas las líneas (confirmadas y pendientes) que tiene el presupuesto seleccionado en la parte superior.

Con el botón o haciendo doble-clic con el mouse, se seleccionará el presupuesto deseado, apareciendo otra ventana que ofrecerá sólo las líneas pendientes del mismo, debiendo indicar a continuación las unidades confirmadas. En éste punto se podrá optar por una confirmación parcial o total del presupuesto.

•En la recepción parcial se deberá indicar línea por línea las unidades confirmadas, haciendo doble clic con el mouse sobre la línea deseada e indicando las unidades a confirmar. En éste caso si se selecciona una línea con cantidad 0, el programa solicitará la conformidad para dar dicha línea como cancelada.

▪Si se confirma, dicha línea se cancelará como línea pendiente dentro del presupuesto.

▪Si no se cancela, en una próxima confirmación se podrá volver a marcar su selección para incorporar dicha línea al nuevo documento receptor, por ejemplo para el caso de líneas de comentarios que se desean contemplar en todas las confirmaciones del mismo presupuesto.No obstante, cuando en el presupuesto no quedan líneas con cantidad pendientes de confirmar y sólo líneas con cantidad 0, el programa cancelará el presupuesto asignándole la marca de "confirmado".

•En la recepción total se deberá pulsar el botón "Seleccionar Todos" y el programa marcará todas las líneas y así podrá confirmarlo completamente.

Traspasar observaciones: Marcar esta casilla permitirá que el documento receptor herede las observaciones del presupuesto. Aparecerá inhabilitado si detecta la existencia de observaciones en el documento receptor o la ausencia de observaciones en el presupuesto.

Traspasar datos de envío: Posibilitará que documento receptor herede los datos de envío del presupuesto.

▪Aparecerá habilitado y marcado por defecto cuando el documento receptor no tiene datos de envío y detecta la existencia de datos a heredar en el presupuesto.

▪Se presentará habilitado cuando el documento receptor y el presupuesto tengan datos distintos, debiendo marcar la casilla si desea traspasar los datos de envío del presupuesto, en caso contrario se mantendrán los datos del documento receptor.

▪Se mostrará inhabilitado cuando detecte la ausencia de datos de envío en el presupuesto o bien, dichos datos sean los mismos en el documento origen y destino.

Cancelar resto pendiente: Cuando se realice una confirmación parcial, marcar esta casilla cancelará las líneas pendientes y las marcará como "confirmadas", aunque en éste caso, sin generar ningún movimiento en almacén.

Una vez indicadas las unidades a confirmar pulse el botón tras lo cual visualizaremos el detalle del documento. Las líneas del presupuesto seleccionado se habrán incorporado al documento receptor (pedido, albarán o factura). A partir de aquí, se podrá confirmar otro presupuesto, añadir más líneas, modificar, etc…

Solo si se ha generado un albarán, o factura y en el caso de que algún o algunos de los artículos confirmados tiene indicada en su ficha que se desean controlar Series o Lotes, deberá proceder a su introducción, no permitiéndose la grabación del documento si se detecta la ausencia de dichos datos.

Para finalizar, el botón de la barra de herramientas graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro impresión del documento.

Importante: Si el documento receptor es un albarán o factura, deberá considerar que este proceso genera los movimientos en almacén, de las unidades indicadas recalculándose el stock disponible y consumos de los artículos. También actualizará los riesgos del cliente.