Manual de ayuda de Senior

Mediante los botones pertinentes: , o , el operador podrá generar, modificar o duplicar facturas dentro del histórico de expedidas.

Se deberán considerar los datos que componen la ventana, teniendo en cuenta la explicación de los campos efectuados en los capítulos Detalle y Otros Datos

Consideraciones:

•Las altas de facturas desde la presente opción, no generan ningún tipo de movimiento en almacén ya que no existe el "detalle" de la factura.

•Una factura duplicada arrastra todos los datos e importes, asignando un nuevo número y fecha al documento, pero no heredará las marcas de estado, salvo la de "Liquidada" si la tuviera, pudiendo desmarcarla si deseamos que la factura duplicada esté en situación de pendiente.

•El programa permite la introducción de facturas de clientes "de paso" que no se desean registrar en el fichero de clientes. En éste caso se indicará en el campo Cliente el código 999999 (Ventas al contado), tras lo cual el programa solicitará la razón social y el NIF.

•Si usted desea dar de alta un cliente nuevo desde dentro de una factura, no tiene más que acceder al fichero de Clientes por medio del icono de acceso rápido o con la tecla de función F2 e insertarlo entonces, con la tecla correspondiente de su barra de herramientas.

•Si dispone del programa Senior Conta, el asiento de ventas se puede generar automáticamente por el programa (mediante el botón (dentro de Fiscal/Registro de Expedidas y Recibidas) aunque es posible modificarlo posteriormente desde diario o incluso no usar la opción automática e introducirlo manualmente.

•La introducción de facturas implica la generación automática de los efectos a cobrar (dato susceptible a lo estipulado en la creación de la forma de pago).

Posibles mensajes de aviso en el proceso de modificaciones:

La factura está contabilizada. Al detectar que ya existen asientos contables de la factura en curso, sólo permitirá la modificación de datos sin trascendendica fiscal,

La factura posee líneas de detalle. La factura en curso se ha generado desde la opción de Ventas del Menú Principal.

La factura posee efectos no pendientes o remesados. Si comprueba que de la factura en curso existe algún efecto liquidado o remesado, el programa sólo tolerará modificar datos sin trascendencia fiscal.

Mediante esta opción se pueden importar las facturas expedidas generadas con otros programas siempre que se encuentren grabadas en ficheros Excel con el formato especificado en esta documentación. El proceso implica dar de alta las facturas como si se hubieran incorporado en el propio Senior dejándolas preparadas para los procesos habituales: libro de facturas, impuestos, contabilización, etc.

El formato nativo de Calc (*.ods) NO es válido, aunque desde Calc se puede hacer un "guardar como" y generar un formato Excel.

Posicionados en la empresa en la que queramos realizar el volcado, accederemos a la opción del menú Fiscal/Expedidas.

y clicaremos en el botón “Añadir desde Excel, visualizándose la siguiente ventana de importación:

Plantilla de importación. La configuración de columnas, fórmulas y datos que se definen se pueden archivar en un fichero para su utilización en otras ocasiones que se quiera importar el mismo formato de hoja de cálculo. El botón que hay a la derecha de esta casilla permite seleccionar, crear, borrar o modificar fichero de plantilla de importación generado anteriormente.

Antes de realizar la primera importación es necesario informar a Senior de cómo está organizada nuestra hoja Excel, siendo válida cualquier hoja de cálculo siempre y cuando cumpla las siguientes premisas:

•Cada uno de los registros contenidos ha de estar en una fila distinta.

•Cada uno de los campos debe estar en una columna independiente.

•Las columnas deben estar configuradas del siguiente modo:

▪Las fechas deben tener formato fecha (F)

▪Los importes deben tener “formato numérico” (N)

▪El resto de datos se configurarán con formato texto (AN)

•Las facturas importadas son las facturas de cliente en cualquier de los regímenes fiscales soportados por Senior: Interior, Exportaciones, Entregas intracomunitarias, Inversión del sujeto pasivo, No sujetas, Exenta o Sujeta a criterio de caja

•Admite facturas de adquisición de bienes o servicios con varias bases de IVA/IGIC, R. Equivalencia y retención

•También aconsejamos que, en caso de clientes nuevos, que todavía no estén cargados en la base de datos de Senior, se destine una columna de la hoja Excel para ciertos datos de la ficha para evitar que se carguen datos incompletos a efectos de las declaraciones: código postal (el resto de datos del domicilio no tienen tanta trascendencia), NIF, tipo NIF, régimen fiscal, país, forma de pago, cuentas contables….

•Recuerde que la información que se grabará es la siguiente:

▪Datos correspondientes a las facturas expedidas.

▪Datos correspondientes a los efectos a cobrar de las facturas importadas que dependerá de la forma de pago de la factura.

▪Datos identificativos de los clientes, solo si se ha indicado que debe crearse, en caso contrario se deberá especificar el código de clientes varios al que quedarán vinculadas las facturas.

▪No es necesario asignar todos los campos, sino sólo aquellos que le interese importar, aunque algunos son obligatorios, por lo que deberá asignarlos para poder importar.  Los campos obligatorios que debe incluir el Excel son número, fecha y una base imponible.

¿Cómo se configura la plantilla de importación?

En esta ventana se encuentran dos partes diferencias. En la parte de la cabecera se encuentran estos campos:

Descripción. En esta casilla se puede escribir un título o breve descripción de la finalidad de la plantilla que puede ser útil si se utilizan múltiples ficheros de plantilla para importar diferentes tipos o estructuras de hojas de cálculo.

Empresas. Limita el uso de la plantilla en curso a la empresa o empresas indicadas

Fichero Excel. Mediante el botón que se encuentra a la derecha de esta casilla se puede seleccionar el fichero de hoja de cálculo a importar. En el caso de hojas tipo Excel serán habitualmente ficheros con extensión “.xls” o “. xslx”.

Hoja Excel. En esta casilla se muestran las diferentes “hojas” de cálculo que contiene el “libro” o fichero de hoja de cálculo seleccionado. Los datos se importarán de la hoja elegida en esta casilla.

El programa muestra varias líneas, una por cada campo o dato de los que se solicitan en los libros registro y que serán los datos que se pueden importar (fechas de la factura, datos de los clientes-proveedores, importes de bases imponibles, tipos de IVA/IGIC, retenciones, tipos de operación, etc.).

En la configuración de columnas a importar, las columnas se identificarán por la misma letra que se utiliza en la hoja de cálculo. Esas letras tienen que escribirse encerradas entre llaves. Por ejemplo, en una importación de facturas expedidas, si el NIF del cliente está en la columna “A” de la hoja de cálculo, en la configuración de la importación se escribiría “{A}” en la fila “NIF”. Si ese dato está por ejemplo en la columna “B” de la hoja de cálculo, se escribiría “{B}”.

Si se quiere poner un campo con un mismo valor para todos los registros, se pondrá el valor fijo entre comillas: Por ejemplo, asignar a todos la misma forma de pago, pues se pondría “01”, evidentemente dicha forma de pago debe existir en Senior

Una vez completados todos los parámetros, vuelva a la pantalla de Importación e indique el archivo Excel en el espacio habilitado para ello. Finalmente, pulse el botón “Añadir” para iniciar el proceso:

Antes de realizar la importación de facturas desde la hoja de cálculo, es aconsejable realizar una COPIA DE SEGURIDAD de la base de datos de Senior para poder restaurarla en caso de que surjan problemas si, por una configuración incorrecta de la importación, se cargasen datos incorrectos de forma masiva. Otra opción puede ser probar primero la importación utilizando una hoja de cálculo con un número reducido de facturas a importar para verificar que la configuración de columnas es la adecuada para el formato de la hoja de cálculo de la que se van a leer los datos.

Después de realizar una importación, es aconsejable que revise en los Libros registro de facturas que la importación ha sido correcta antes de utilizar estos datos en el cálculo de declaraciones o en la presentación de libros registro.

En cumplimiento del Reglamento de Facturación e IVA (Real Decreto 1496/2003 de 28 de Noviembre), Senior gestiona Facturas Rectificativas.

Se deberá generar una Factura Rectificativa (de Compra o de Venta) en los siguientes casos:

•Por devolución de la mercancía o anulación de operaciones.

•Por errores en la aplicación de cantidades, precios, o descuentos, y por modificaciones que afecten a la base imponible de la Factura.

Configuración de  series para rectificativas

Para comenzar, como fiscalmente se requiere que este tipo de facturas lleve una numeración distinta, debe ir a Maestros/Otros Maestros/Series y definir la serie que desean utilizar para facturas rectificativas, debiendo señalar los contadores para los documentos rectificativos.

•Serie para rectificativas: Su señalización indicará explícitamente que esta serie es únicamente para documentos rectificativos.  Obligada señalización.

•Serie defecto para rectificativas: Determinará que ésta será la serie de defecto para cuando se emitan documentos rectificativos, ya que pueden definirse las series rectificativas que se deseen.

•Serie no declarable para emitidas/recibidas: Marcar esta casilla ordenará que esta serie se excluya en los cálculos de las declaraciones de IVA.

Además de indicar las series por defecto en la creación de documentos de compraventa, también se puede individualizar una serie rectificativa para cada Cliente o Proveedor

Creación de facturas rectificativas

Cuando el usuario desee introducir una factura rectificativa, deberá introducir la factura, siguiendo los pasos habituales y normalmente en negativo, debiendo adicionalmente considerar:

1.En la pestaña [Otros Datos], dentro del apartado “Estados”, antes de grabar la factura, deberá marcar el check Rectificativa. En ese momento el programa sustituye automáticamente la serie y asigna la serie rectificativa que corresponda.

Les recordamos que la serie de defecto puedo estar indicada: para el usuario, para el cliente o como defecto en la opción de Series, y éste es el orden de prioridad que tomará el programa.

2.Posteriormente, podrán enumerar las facturas rectificadas, para ello deberá pulsar doble clic sobre el apartado Facturas rectificadas.y el motivo de la rectificación, debiendo para finalizar, grabar el documento, almacenándose así como “factura rectificativa”.