Manual de ayuda de Senior

En cualquiera de los casos se deberán considerar los datos que componen la ventana, teniendo en cuenta la explicación de los campos efectuados en los capítulos Detalle y Otros Datos.

Consideraciones:

•Las altas de facturas desde la presente opción, no generan ningún tipo de movimiento en almacén, ya que no existe el "detalle" de la factura.

•Los duplicados de aquellas facturas creadas desde la opción de compras no originan detalle ni movimientos en almacén, ya que para este caso se deberá ejecutar el duplicado desde la propia opción de compras

•Una factura duplicada arrastra todos los datos e importes, asignando un nuevo número y fecha al documento, pero no heredará las marcas de estado, salvo la de "Liquidada" si la tuviera, pudiendo desmarcarla si deseamos que la factura duplicada esté en situación de pendiente.

•El programa permite la introducción de facturas de proveedores "de paso" que no se desean registrar en el fichero de proveedores. En éste caso se indicará en el campo Proveedor el código 999999 (Compras al contado), tras lo cual el programa solicitará la razón social y el NIF.

•Si usted desea dar de alta un proveedor nuevo desde dentro de una factura, no tiene más que acceder al fichero de Proveedores por medio del icono de acceso rápido o con la tecla de función F2 e insertarlo entonces, con la tecla correspondiente de su barra de herramientas.

•Si dispone del programa Senior Conta, el asiento de compras se puede generar automáticamente por el programa (mediante el botón (dentro de Fiscal/Registro de Expedidas y Recibidas) aunque es posible modificarlo posteriormente desde diario o incluso no usar la opción automática e introducirlo manualmente.

•La introducción de facturas implica la generación automática de los efectos a pagar (dato susceptible a lo estipulado en la creación de la forma de pago).

•El programa avisará si detecta la introducción de dos facturas con el mismo número y proveedor, mostrando al finalizar la introducción un mensaje de aviso, aunque no impedirá su generación. Por ejemplo para el caso de introducción de tickets al código 999999 (Compras al Contado).

Posibles mensajes de aviso en el proceso de modificaciones:

La factura está contabilizada. Al detectar que ya existen asientos contables de la factura en curso, no se permitirá ningún tipo modificación. Así, si por ejemplo, se deseara cambiar la cuenta de contrapartida, debería rectificar el asiento generado. Si se desean modificar los efectos generados, debería realizar los cambios pertinentes desde la pestaña de efectos a pagar.

La factura posee líneas de detalle. La factura en curso se ha generado desde la opción de Compras del Menú Principal, en consecuencia sólo accederá a la modificación de las observaciones o la contrapartida, si desea modificar cualquier otro dato deberá hacerlo mediante la opción de Compras.

La factura posee efectos no pendientes. Si comprueba que de la factura en curso existe algún efecto liquidado o incluido en una orden de pago, cheque o pagaré, el programa no tolerará ningún tipo de modificación, esté o no contabilizada.

Mediante esta opción se pueden importar las facturas recibidas generadas con otros programas siempre que se encuentren grabadas en ficheros Excel con el formato especificado en esta documentación. El proceso implica dar de alta las facturas como si se hubieran incorporado en el propio Senior dejándolas preparadas para los procesos habituales: libro de facturas, impuestos, contabilización, etc.

El formato nativo de Calc (*.ods) NO es válido, aunque desde Calc se puede hacer un "guardar como" y generar un formato Excel.

Posicionados en la empresa en la que queramos realizar el volcado, accederemos a la opción del menú Fiscal/Expedidas o Recibidas.

y clicaremos en el botón “Añadir desde Excel, visualizándose la siguiente ventana de importación:

Plantilla de importación. La configuración de columnas, fórmulas y datos que se definen se pueden archivar en un fichero para su utilización en otras ocasiones que se quiera importar el mismo formato de hoja de cálculo. El botón que hay a la derecha de esta casilla permite seleccionar, crear, borrar o modificar fichero de plantilla de importación generado anteriormente.

Antes de realizar la primera importación es necesario informar a Senior de cómo está organizada nuestra hoja Excel, siendo válida cualquier hoja de cálculo siempre y cuando cumpla las siguientes premisas:

•Cada uno de los registros contenidos ha de estar en una fila distinta.

•Cada uno de los campos debe estar en una columna independiente.

•Las columnas deben estar configuradas del siguiente modo:

▪Las fechas deben tener formato fecha (F)

▪Los importes deben tener “formato numérico” (N)

▪El resto de datos se configurarán con formato texto (AN)

•Las facturas importadas son las facturas de proveedor en cualquier de los regímenes fiscales soportados por Senior: Interior, Importaciones, Adquisiciones intracomunitarias, Inversión del sujeto pasivo, No sujetas, Exenta o Sujeta a criterio de caja

•Admite facturas de adquisición de bienes o servicios con varias bases de IVA/IGIC, R. Equivalencia y retención

•También aconsejamos que, en caso de proveedores nuevos, que todavía no estén cargados en la base de datos de Senior, se destine una columna de la hoja Excel para ciertos datos de la ficha para evitar que se carguen datos incompletos a efectos de las declaraciones: código postal (el resto de datos del domicilio no tienen tanta trascendencia), NIF, tipo NIF, régimen fiscal, país, forma de pago, cuentas contables….

•Recuerde que la información que se grabará es la siguiente:

▪Datos correspondientes a las facturas recibidas.

▪Datos correspondientes a los efectos a pagar de las facturas importadas que dependerá de la forma de pago de la factura.

▪Datos identificativos de los proveedores, solo si se ha indicado que debe crearse, en caso contrario se deberá especificar el código de proveedores varios al que quedarán vinculadas las facturas.

▪No es necesario asignar todos los campos, sino sólo aquellos que le interese importar, aunque algunos son obligatorios, por lo que deberá asignarlos para poder importar.  Los campos obligatorios que debe incluir el Excel son número, fecha y una base imponible.

Cómo se configura la plantilla de importación?

En esta ventana se encuentran dos partes diferencias. En la parte de la cabecera se encuentran estos campos:

Descripción. En esta casilla se puede escribir un título o breve descripción de la finalidad de la plantilla que puede ser útil si se utilizan múltiples ficheros de plantilla para importar diferentes tipos o estructuras de hojas de cálculo.

Empresas. Limita el uso de la plantilla en curso a la empresa o empresas indicadas

Fichero Excel. Mediante el botón que se encuentra a la derecha de esta casilla se puede seleccionar el fichero de hoja de cálculo a importar. En el caso de hojas tipo Excel serán habitualmente ficheros con extensión “.xls” o “. xslx”.

Hoja Excel. En esta casilla se muestran las diferentes “hojas” de cálculo que contiene el “libro” o fichero de hoja de cálculo seleccionado. Los datos se importarán de la hoja elegida en esta casilla.

El programa muestra varias líneas, una por cada campo o dato de los que se solicitan en los libros registro y que serán los datos que se pueden importar (fechas de la factura, datos de los proveedores, importes de bases imponibles, tipos de IVA/IGIC, retenciones, tipos de operación, etc.).

En la configuración de columnas a importar, las columnas se identificarán por la misma letra que se utiliza en la hoja de cálculo. Esas letras tienen que escribirse encerradas entre llaves. Por ejemplo, en una importación de facturas recibidas, si el NIF del proveedor está en la columna “A” de la hoja de cálculo, en la configuración de la importación se escribiría “{A}” en la fila “NIF”. Si ese dato está por ejemplo en la columna “B” de la hoja de cálculo, se escribiría “{B}”.

Si se quiere poner un campo con un mismo valor para todos los registros, se pondrá el valor fijo entre comillas: Por ejemplo, asignar a todos la misma forma de pago, pues se pondría “01”, evidentemente dicha forma de pago debe existir en Senior

Una vez completados todos los parámetros, vuelva a la pantalla de Importación e indique el archivo Excel en el espacio habilitado para ello. Finalmente, pulse el botón “Añadir” para iniciar el proceso:

Antes de realizar la importación de facturas desde la hoja de cálculo, es aconsejable realizar una COPIA DE SEGURIDAD de la base de datos de Senior para poder restaurarla en caso de que surjan problemas si, por una configuración incorrecta de la importación, se cargasen datos incorrectos de forma masiva. Otra opción puede ser probar primero la importación utilizando una hoja de cálculo con un número reducido de facturas a importar para verificar que la configuración de columnas es la adecuada para el formato de la hoja de cálculo de la que se van a leer los datos.

Después de realizar una importación, es aconsejable que revise en los Libros registro de facturas que la importación ha sido correcta antes de utilizar estos datos en el cálculo de declaraciones o en la presentación de libros registro.

Este botón borra del histórico de compras la factura seleccionada. El borrado de una factura implica:

•La anulación de los asientos del diario, en caso de que ya se hubiera contabilizado. No borrará los asientos de liquidación debiendo eliminarlos directamente desde el diario (sólo si dispone de Senior Conta).

•La eliminación de los efectos generados por dicha factura con independencia de que hayan sido o no liquidados.

•Si se trata de una factura directa creada desde Compras, anulará los movimientos del almacén recalculándose el stock actual, el stock por almacén de los artículos y el precio de coste y coste medio de los artículos.

•Si se trata de una factura de albaranes, desmarcará los albaranes que la componen, volviendo a la situación de albaranes "no facturados". (En éste caso, los movimientos permanecen ya que éstos se crearon con los albaranes, no con la factura).

Las adquisiciones intracomunitarias tienen un tratamiento de IVA diferente a las compras realizadas dentro de España o incluso de las importaciones que se realicen fuera de la CEE.

Adquisiciones intracomunitarias

En éste otro proceso, se introducirá la compra como cualquier otra factura. La introducción de la factura se podrá efectuar desde Compras o desde IVA en función de que desee o no generar movimientos de entrada en almacén.

▪Si la factura se introduce por Compras, el porcentaje de IVA lo calcula automáticamente el programa, ya que dispone de dicha información por el fichero de artículos.

▪Si la factura la introduce por IVA, debe indicar manualmente el porcentaje de de IVA a deducir.

En ambos casos, el programa generará automáticamente la cuota a compensar correspondiente al IVA de la factura, sin variar el importe original de la factura.

Es imprescindible indicar correctamente el Régimen de IVA que tiene asignado el proveedor para que el programa direccione de forma correcta los importes a los distintos modelos tributarios. En éste caso, el Régimen de IVA deberá ser "Adquisición Intracomunitaria (exento)".

Facturas Intracomunitarias de Servicios

En el tema de introducción de facturas recibidas intracomunitarias de servicios, se debe Introducir la factura recibida con régimen de IVA:

▪Inversión Sujeto Pasivo

▪Adquisición intracomunitaria,

Cuando se introduce la base imponible, se debe:

▪Especificar que corresponde a un “servicio intracomunitario”, debiendo cambiar “bien corriente” por “servicio intracomunitario”.

▪Indicar el porcentaje de de IVA a deducir.

En las operaciones de importación intervienen generalmente tres documentos distintos: la factura del proveedor extranjero, la factura del transitario nacional y el documento de aduanas (DUA).

 La factura del proveedor extranjero. Se trata del documento que expide nuestro proveedor, no nacional ni intracomunitario. Su característica principal es que la factura no tiene IVA, puesto que este impuesto se paga con el DUA a través de un transitario, en el momento de solicitar su despacho en aduanas. Es decir, el IVA en lugar de pagarse al proveedor, se paga directamente en aduana.

1.La factura del transitario o agente de aduanas. El agente de la aduana cobrará por los servicios de importación y se deberá contabilizar también esta factura. Al ser el agente de aduana una empresa española, este te aplicará el IVA que podrá deducirse con normalidad.

2.El Documento Único Administrativo (DUA). Es un documento que debe cumplimentarse ante la aduana en el momento de la importación. Es necesario para el cumplimiento de las formalidades aduaneras y sirve como base para las declaraciones tributarias del IVA.

Vamos a explicar paso por paso cómo se registran:

1. Registro de la factura del proveedor extranjero

2. Registro de la factura del transitario o agente de aduanas

3. Registro del documento de aduanas (Dua)

4. Una vez registradas estas tres facturas (recordemos que la primera es opcional para el IVA), habremos finalizado el registro de la operación de la importación.

EJEMPLO:

1.Factura del proveedor extranjero. Importamos mercancías por un valor de 1.000€ de nuestro proveedor extranjero.

▪IVA (0% s/1000 €): 1000 €.

2.Factura del Transitario. La empresa de tránsito nos facturará el IVA de las mercancías importadas (al 21%) y además añadirá otros servicios con su % de IVA correspondiente:

▪Honorarios 500,00 €. IVA (21% s/500,00 €) = 105,00 €

▪Aranceles 50,00 €. IVA (0% s/ 50€) = 50,-€

▪Suplidos: 231 € (IVA importación 231,00 €)

▪Total factura: 500,00 € +105,00 € + 50€ + 231,00 € = 886,00 €

3.Factura DUA. En Aduanas nos valoran las mercancías en 1.100€.

▪IVA (21% s/1.100,00 €): 231,00 €.

En ningún caso pretendemos dar consejo o especificaciones de cómo realizar este proceso a nivel legal. Cualquier duda que surja sobre temas fiscales, debe consultar con su gestor.

Senior te permite categorizar tus compras como bienes de inversión para que se incluyan correctamente en tus modelos de impuestos, así como la posibilidad de amortizar estos bienes.

Si has comprado un bien de inversión para registrarlo correctamente en el programa sigue estos pasos:

1. Definir el bien de inversión.

Esto se hace desde Fiscal/Registro de Bienes de Inversión Es importante categorizarlo, pues los modelos de impuestos utilizan estos datos para introducir la información del programa en las casillas correctas. Además, así podremos controlar las amortizaciones del bien y los asientos contables asociados.

2. Introducir la factura del proveedor desde FISCAL/Facturas Recibidas.

Su introducción inicial es como la de cualquier otra factura, residiendo el único cambio en que al añadir la base imponible, debes mutar el concepto de “bien corriente” por “bien de inversión” Esto es posible clicando sobre el texto resaltado en color azul y seleccionando el bien de inversión que se vinculará a la factura en curso.

Si es autónomo o empresa y desarrolla su actividad económica en un local u oficina alquilada, le explicamos cómo tiene que contabilizar la factura de alquiler emitida por su arrendador.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1.Definir los locales de alquiler a través de Maestros/Servicios/Cuotas.

Se deben introducir los datos generales (código, descripción, Iva, etc.…) y a continuación se debe cumplimentar los datos del arrendamiento solicitados en la pestaña [Datos inmueble para arrendamiento de local de negocio]. Entre otras cosas se solicitará la clave de Situación, Referencia catastral y dirección de Local de Alquiler, datos que son obligatorios en el Modelo 180, resumen anual del Modelo 115.

2.Introducir la factura de alquiler como Factura Recibida desde IVA/Facturas Recibidas.

Procedemos a la introducción como cualquier otra factura, hasta el momento de introducir la base imponible, en cuyo caso, adicionalmente se debe considerar que:

•Se debe informar de Clave de Operación “R Arrendamientos de Locales de Negocio”.

•Se debe seleccionar el local al que corresponde la Factura de Alquiler

A partir de aquí, se finaliza la introducción de la factura, de forma similar a cualquier otra factura recibida.