Manual de ayuda de Senior

En este capítulo se explica tanto el alta como la modificación o duplicado de una factura de compra, ya que todas estas operaciones se realizan en la misma ventana, pero pulsando el botón , o respectivamente.

Altas:

Existen diversos métodos de dar de alta una factura:

▪Directamente (sin albarán previo), mediante el botón . En éste caso los datos del documento se entran manualmente, generándose los movimientos de entrada en el almacén.

▪Recibiendo uno o varios pedidos, mediante el botón de la barra del Menú de Edición. En éste caso, también se generarán automáticamente los movimientos de entrada en el almacén.

▪Recibiendo uno o varios presupuesto mediante el botón de la barra del Menú de Edición. En éste caso, también se generarán automáticamente los movimientos de entrada en el almacén.

▪Facturando uno o varios albaranes, mediante el botón de la barra del Menú de Edición. En éste caso, la generación de movimientos se crearon  en la creación del albarán.

Modificaciones:

•En una factura de albaranes, sólo se podrá modificar las fechas de entrada y emisión, el número de factura y la hora, pudiendo en todo caso añadir más albaranes, nunca podrá borrar o modificar las líneas del detalle arrastradas.

•En una factura directa o de pedidos, se podrá modificar cualquier dato o incluso señalar la recepción de otro pedido, pero nunca se podrán recepcionar albaranes. La modificación de un documento funciona de manera similar a su creación. Si por ejemplo lo que se modifica es el proveedor, los campos cogerán los valores por defecto de dicho proveedor, aplicando su forma de pago y actualizando sus condiciones de compra (descuentos, recargos, precios, etc…), si se modifica la divisa, se actualizarán los precios de los distintos artículos siempre en base a los precios definidos en la pestaña "Compras" del fichero de artículos y en su defecto, al cambio establecido en la tabla de divisas, etc…La modificación afectará a los movimientos generados inicialmente con la factura.

•Los documentos arrastrados de años anteriores son modificables pero no generan movimientos y en consecuencia no afectan al stock; tampoco consideran los números de serie. En todo caso si se desea contemplar estos controles deberá realizar una regularización desde Almacén.

•No se admitirá la modificación de facturas (ya sean manuales o procedentes de otros documentos) si el programa detecta su contabilización, o bien, comprueba que de la factura en curso existe algún efecto liquidado o incluido en una orden de pago, cheque o pagaré.

Duplicados:

•Solo se podrán duplicar facturas directas o procedentes de pedidos.

•Una factura duplicada arrastra los datos de la cabecera (asignando un nuevo número, fecha y hora al documento), heredará todas las líneas del detalle pero con los precios de compra actualizados, considerando las posibles variaciones efectuadas en las condiciones del proveedor (precios especiales, descuentos, etc...).

•No arrastra las marcas de estado "Contabilizada" y "Exportada", aunque si heredará la marca "Liquidada" si la tuviera, pudiendo desmarcarla si deseamos que esté en situación de pendiente.

•Aunque el duplicado de documentos actualiza los precios, deberán considerar que el duplicado de líneas dentro del documento arrastra los mismos precios y condiciones (descuentos, comisiones, etc...) de la línea duplicada.

Dar de alta, modificar o duplicar una factura directa (sin albarán previo) genera o modifica, de forma automática, los movimientos correspondientes en almacén de las unidades indicadas, recalculándose el stock disponible, costes y consumos de los artículos. También incrementará o modificará el riesgo alcanzado del proveedor por el importe de esa factura.

En cualquiera de los casos, inicialmente se tendrá acceso a la introducción de la cabecera de la factura. Si tiene alguna duda sobre los campos que integran la factura repase el capítulo Detalle

En la introducción, modificación o duplicado de líneas de detalle se solicitarán los siguientes datos:

Almacén: Código del almacén de ubicación del artículo.

Artículo: Código del artículo a incluir en la factura, apareciendo la descripción del mismo a su derecha. Esta descripción estará inactiva para el usuario a no ser que en la pestaña [Stocks] del fichero de Artículos se haya marcado el campo "Modificables" lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción).

Si se pulsa [Intro] sobre el campo y no se introduce ningún código se podrá incorporar un artículo sin codificar o texto libre con una descripción de hasta un máximo de 50 caracteres alfanuméricos. Pensado para la utilización de artículos de los cuales no interesa el control de su stock, o para añadir comentarios en el documento.

Cuando el artículo tiene asociado atributos, aparecerá la ventana de captura matricial, con tres carpetas correspondientes a las unidades, precio y descuento lineal asociados al artículo con cada atributo. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer una factura de un mismo producto con distintos atributos, y que cada artículo tenga una cantidad, precio y descuento lineal distinto según sus atributos.

Si el artículo controla lotes, unidades/caja, dimensiones o tara, éstos son los siguientes campos que se solicitarán secuencialmente.

Unidades: Número de unidades que se han adquirido de ese artículo. Es posible consignar abonos (devoluciones de material) si se especifican cantidades negativas.

Cajas: Informa del número de cajas de ese artículo, únicamente se activará si previamente hemos seleccionado el control de cajas en la ficha de Artículos. Al tratarse de un campo que ofrece el programa aparecerá inhabilitado para el usuario.

Precio Compra: Aparecerá por defecto el precio de compra del artículo. Dicho importe se ha de entrar sin IVA, y en la divisa que se haya asignado al documento. En el caso de un documento en divisas sólo aparecerá por defecto el precio en divisas, si se ha definido en la pestaña "Compras" del fichero de Artículos. Si existe una condición especial para ese proveedor con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la condición.

El hecho de que se permita o no modificarlo en ese mismo momento, lo determinará lo especificado dentro de Configurar Documentos.

Este campo sólo se habilitará si así se ha determinado dentro de Configurar Documentos.

Descuento: Descuento lineal del artículo. Aparecerá por defecto el descuento estipulado en la ficha del artículo. Al igual que en el precio de compra si existe una condición especial para ese proveedor con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el descuento del artículo sino el de la condición.

El número de descuentos por línea (1, 2 o 3) se determina dentro de Configurar/Ejercicio.

El hecho de que se permita o no modificar el descuento, lo determinará lo especificado dentro de la pestaña "Factura Compra" de Configurar Documentos de Utilidades.

Actualizar: Esta casilla permite autoactualizar el precio de coste, compra o dto. Sus valores posibles son "automático", "actualizar", "no actualizar".

▪Automático: Senior actualiza el precio automáticamente siempre que tras la fecha y hora del documento no existan documentos de compras posteriores.

▪Actualizar: Actualiza el precio con independencia de que hayan o no movimientos posteriores.

▪No Actualizar: No actualiza el precio

Cuenta: Cuenta de contrapartida que se utilizará por defecto para generar los asientos cuando se traspasen las compras que se realicen de éste artículo. Sólo se habilitará en el caso de artículos sin codificar, ya que para los codificados el programa tomará la cuenta señalada dentro de la ficha.

% IVA: Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo, salvo señalización en la cabecera del albarán de un IVA común para el documento. Si se trata de un artículo sin codificar el programa ofrecerá por defecto el porcentaje de IVA establecido para los portes.

Si el proveedor tiene régimen de IVA exento, aunque se muestra el IVA, el programa lo ignora.

Importe: Informa del importe total de la línea en curso. Este campo será introducido automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

En el Pie del documento, además de los botones propios, en la barra del Menú de Edición, se distinguirán los siguientes botones característicos para el documento:

Para finalizar, el botón graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de dialogo de "Impresión de Formulario ", pudiendo de forma opcional lanzar la impresión del documento.

Este proceso se realizará desde la ventana de Albaranes o Facturas de Compras (en función del documento a generar) y mediante el botón de la barra del Menú de Edición del pie del documento.

Para que se pueda realizar se tienen que cumplir los siguientes requisitos:

•El pedido y el documento receptor deben tener el mismo Proveedor.

•El pedido no puede estar bloqueado. Esto sucede cuando el documento se mantiene abierto desde otra ventana o desde otro puesto en red.

Los pedidos se reciben uno a uno y podrá ejecutar el proceso sobre:

1.Documento nuevo, es decir, usted crea un nuevo documento por cada pedido o entrega. En éste caso tras introducir el proveedor, se deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales del documento receptor difieren de los del pedido, el programa ofrecerá un mensaje de aviso y el usuario deberá decidir cual de dichos datos se mantendrán en el documento.

2.Documento existente si desea añadir el pedido a una factura o albarán con líneas. En éste caso, visualizando el detalle del documento, deberá pulsar el botón . Si alguno de los datos comerciales del documento receptor difieren de los del pedido, el programa ofrecerá un mensaje de aviso en el cual informará de la desestimación de los datos del pedido.

En cualquiera de los casos, deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

•Los datos comerciales que pueden diferir son: forma pago, descuento pronto pago, descuento y recargo financiación.

•En el caso de que difiera la tarifa o la divisa, si se trata de un documento nuevo prevalecerá lo especificado en el pedido, si se trata de un documento existente cancelará la recepción del pedido.

•Siempre prevalecerá el Almacén o IVA especificado en el documento receptor sobre el especificado en el pedido, independientemente de que se trate de un documento nuevo o existente.

•Los portes son acumulativos.

Independientemente de la forma de traspaso del pedido (sobre un documento nuevo o sobre uno ya existente) al pulsar aparecerá una ventana dividida en dos partes:

•En la superior se ofrecerá una relación de los pedidos pendientes del proveedor.

•En la parte inferior de la misma ventana se visualizará una lista con todas las líneas (recibidas y pendientes) que tiene el pedido seleccionado en la parte superior.

Con el botón o haciendo doble-clic con el mouse, se seleccionará el pedido deseado, apareciendo otra ventana que ofrecerá sólo las líneas pendientes del mismo, debiendo indicar a continuación las unidades recibidas. En éste punto se podrá optar por una recepción parcial o total del pedido.

•En la recepción parcial se deberá indicar línea por línea las unidades recibidas, haciendo doble clic con el mouse sobre la línea deseada e indicando las unidades a recibir. En éste caso si se selecciona una línea con cantidad 0, el programa solicitará la conformidad para dar dicha línea como cancelada.

▪Si se confirma, dicha línea se cancelará como línea pendiente dentro del pedido.

▪Si no se cancela, en una próxima recepción se podrá volver a marcar su selección para incorporar dicha línea al nuevo albarán, por ejemplo para el caso de líneas de comentarios que se desean contemplar en todas las recepciones del mismo pedido. No obstante, cuando en el pedido no quedan líneas con cantidad pendientes de recibir y sólo líneas con cantidad 0, el programa cancelará el pedido asignándole la marca de "recibido".

•En la recepción total se deberá pulsar el botón "Todos" y el programa marcará todas las líneas y así podrá confirmarlo completamente.

Traspasar observaciones: Marcar esta casilla permitirá que el documento receptor herede las observaciones del pedido. Si se recibe más de un pedido estas observaciones se acumularán en el documento receptor. Se mostrará inhabilitado cuando detecte la ausencia de observaciones en el pedido.

Cancelar resto pendiente: Cuando se realice una recepción parcial, marcar esta casilla cancelará las líneas pendientes y las marcará como "recibidas", aunque en éste caso, sin generar ningún movimiento en almacén.

Una vez indicadas las unidades a recibir pulse el botón tras lo cual visualizaremos el detalle del documento. Las líneas del pedido seleccionado se habrán incorporado al documento receptor (albarán o factura). A partir de aquí, se podrá recibir otro pedido, añadir más líneas, modificar, etc… Si algún o algunos de los artículos recibidos tiene indicada en su ficha que se desean controlar Series o Lotes, deberá proceder a su introducción, no permitiéndose la grabación del documento si se detecta la ausencia de dichos datos.

Para finalizar, el botón de la barra de herramientas graba el documento en el fichero, tras lo cual se visualizará el cuadro de dialogo de "Impresión de formulario ", pudiendo de forma opcional lanzar la impresión del documento.

Importante: Con este proceso se generan los movimientos correspondientes en almacén, de las unidades indicadas recalculándose el stock total, costes y consumos de los artículos. También actualizará los riesgos del proveedor.

Este proceso se realizará desde la ventana de Facturas de Compras y mediante el botón de la barra del Menú de Edición del pie del documento.

Al crearse la factura, se generará de forma automática tantos efectos como se indiquen en la forma de pago de dicha factura.

La facturación de albaranes se podrá ejecutar sobre una factura nueva o sobre otra ya existente, siempre que dicha factura también sea de albaranes.

Si se trata del primer albarán seleccionado, y los datos comerciales de la factura difieren de los del albarán, el programa ofrecerá un mensaje de advertencia. Si se confirma la selección de dicho albarán se tomarán sus datos no los de la factura. En caso negativo se cancelará la selección de dicho albarán. A partir de entonces los siguientes albaranes a incorporar a la factura deberán disponer de los mismos datos comerciales, si no es así, el programa ofrecerá un mensaje de aviso en el cual informará de los datos que no coinciden, desestimando el albarán.

Los datos comerciales que pueden diferir son: divisa, forma de pago, descuento, descuento pronto pago, recargo financiero e IRPF.

En el caso del IRPF, descuento pronto pago o recargo financiero además de comprobar que el porcentaje sea el mismo, también verificará:

▪El tipo de cálculo especificado en la ficha del proveedor para dichos porcentajes (cálculo sobre la base imponible o sobre el total de la factura).

▪La participación del descuento pronto pago o recargo financiero sobre el coste e incluso la aplicación o no de IVA para el recargo financiero. (Estos parámetros se definen en Configurar/Ejercicio.

En cualquiera de los casos, el programa avisará de la discordancia si detecta que dichos cálculos son distintos (puede darse el caso de que se haya modificado el parámetro después de haber generado albaranes). Si es éste el caso, para solventar el problema deberá modificar y grabar de nuevo el albarán que no coincida y el programa reactualizará los cálculos en base al parámetro actualmente en vigor.

Adicionalmente deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

▪El albarán no puede estar bloqueado. Esto sucede cuando el documento se mantiene abierto desde otra ventana o desde otro puesto en red.

▪Los portes de los distintos albaranes son acumulativos.

▪Siempre prevalecerá la tarifa, incremento sobre coste, almacén o IVA especificado en el albarán sobre el señalado en la factura, con lo cual lo que figure en la cabecera al respecto no tiene valor.

Independientemente de la forma de traspaso del albarán (sobre una factura nueva o sobre otra ya existente), tras pulsar el botón aparecerá una ventana dividida en dos partes:

▪En la superior se ofrecerá una lista de los albaranes pendientes del proveedor, ordenados por la fecha de registro, con independencia de la fecha de la factura que NO limita la selección de albaranes.

▪En la parte inferior de la misma ventana se visualizará una relación de todas las líneas que tiene el albarán seleccionado en la parte superior.

Con el botón o haciendo doble-clic con el mouse, se seleccionará el albarán deseado, incorporando a la factura todas sus líneas. A partir de aquí, se podrá seleccionar cualquier otro albarán, repitiendo el mismo proceso.

Deberá seleccionar solamente los albaranes que el proveedor haya incluido en la factura para que le coincida el importe total de la factura recibida.

Para finalizar, deberá pulsar el botón de la barra de herramientas de la ventana de facturas, con lo cual se grabará el documento en el fichero, visualizándose el cuadro de dialogo de impresión del documento.

Este botón borra del histórico de compras la factura seleccionada. El borrado de una factura implica:

•Si se trata de una factura directa o procedente de pedido, anulará los movimientos del almacén recalculándose el stock disponible, costes y consumos de los artículos que intervienen en la factura. También reducirá el riesgo alcanzado con el proveedor.

•Si se trata de una factura de albaranes, desmarcará los albaranes que la componen, volviendo a la situación de albaranes "no facturados". (En éste caso, los movimientos permanecen ya que éstos se crearon con los albaranes, no con la factura).

•La anulación de los asientos del diario, en caso de que ya se hubiera contabilizado. No borrará los asientos de liquidación debiendo eliminarlos directamente desde el diario (sólo si dispone de Senior Conta).

•La eliminación de los efectos generados por dicha factura con independencia de que hayan sido o no liquidados.

Esta opción realiza un listado de las facturas de compras comprendidas entre unos números y fechas de registro, proveedores e incluso se ofrece la posibilidad de acotar los artículos a considerar en el listado.

Tras introducir el rango de selección del listado, el usuario deberá especificar el tipo de agrupación deseada, obteniéndose los datos de cabecera y totales de aquellas facturas que cumpliendo la acotación del listado aparecerán agrupados por el documento, proveedor o artículo.

Posteriormente se solicitarán otras opciones que se habilitarán en función del tipo de agrupación elegida.

•Resumir grupos: Marcar esta casilla determinará que el listado aparezca totalizando por el grupo (proveedor o artículo), sin desglosar cada una de las facturas.

•Saltar página por grupo: Ejecuta que el listado se realice de forma continua o saltará de página por cada grupo (proveedor o artículo).

•Saltar página documento: Sólo se habilitará en caso de "desglosar artículo" y para la agrupación por documento o proveedor, determinando que salte de página para cada factura que cumpla las condiciones. No se habilitará si se ha marcado "Saltar página grupo"

•Sólo pendientes: Campo inhabilitado para éste fichero.

•Desglosar artículos: Habilitado cuando la agrupación sea en base al documento o proveedor, desglosando para cada factura los artículos que lo componen.

•Su número/Su fecha: Marcar esta casilla ejecutará que en el listado se visualicen los datos de emisión de la factura (Su Factura y Su Fecha) en lugar de los datos de registro (Nº de Factura y Fecha).

•Imprimir Atributos/Lotes/Cajas: En caso de agrupación por artículo podrá optar porque aparezca además esta información de cada artículo. No se habilitará si se ha especificado "Resumir grupos".

Podrán adicionalmente aplicar filtros de búsquedas que le permitirán acotaciones mucho más selectivas, ya que podrá localizar incluso en el detalle de la factura, por ejemplo para el caso de líneas abiertas (artículo sin codificar o texto libre).

Para finalizar podrá aplicar filtros de búsquedas para acotaciones más selectivas, previsualizar el listado por pantalla, lanzarlo por impresora, cancelarlo y mediante el botón [Detalles] podrá modificar a su gusto el formato de impresión. Para más información remítase al capítulo Imprimir.